คลังสำรองมีหนังสืออิเล็กทรอนิกส์เก่าที่ผ่านการเก็บระยะยาว หัวหน้าส่วนราชการอาจสั่งทำลายสำเนาในระบบสำรองได้เมื่อครบเงื่อนไขเวลาใด

เฉลยอธิบาย

ตามข้อ 89/5 วรรคสอง หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ในการสำรองข้อมูลของส่วนราชการ หัวหน้าส่วนราชการจะมีคำสั่งให้ทำลายได้เฉพาะหนังสือที่เก็บมาเป็นเวลาเกินกว่า 20 ปี ซึ่งได้มีการส่งให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรตามข้อ 58 แล้ว ระเบียบฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 รับรองการรับส่งและเก็บหนังสือผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงอีเมลราชการหรือระบบอื่นที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด การปฏิบัติต้องยืนยันผู้ส่ง–ผู้รับ วันเวลา เนื้อหาและสิ่งที่ส่งมาด้วย เก็บหลักฐาน ตรวจมัลแวร์/ความครบถ้วนตามมาตรการหน่วยงาน และมีกระบวนการสำรองเมื่อระบบขัดข้องโดยนำข้อมูลกลับเข้าระบบภายหลัง; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564