หน่วยงานจะนำทรัพย์สินออกจัดแสดงและต้องกำหนดผู้รับผิดชอบ การบรรจุ การขนส่ง และประกันความเสี่ยงว่า ข้อมูลใดต่อไปนี้ควรได้รับการจัดเก็บและบันทึกอย่างสม่ำเสมอในระบบการดูแลรักษาทรัพย์สินมีค่าของรัฐ
กเฉพาะรายการทรัพย์สินที่เพิ่งซื้อมาใหม่เท่านั้น
ขข้อมูลเท่าที่ผู้บริหารขอและเมื่อมีความจำเป็นเท่านั้น
คเฉพาะข้อมูลการซ่อมแซมที่ใช้จ่ายเงินจำนวนมาก
งข้อมูลการได้มา สภาพปัจจุบัน ประวัติการบำรุงรักษา ผลการตรวจสอบ และการเปลี่ยนแปลงสถานะ
เฉลยอธิบาย
ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพต้องบันทึกข้อมูลครบวงจรของทรัพย์สินตั้งแต่การได้มา (วันที่ได้มา ราคา สถานที่จัดเก็บ) สภาพปัจจุบัน ประวัติการบำรุงรักษาและอุบัติเหตุ ผลการตรวจสอบ และการเปลี่ยนแปลงสถานะ (เช่น โอน ยกเลิก) ข้อมูลเหล่านี้จำเป็นต้องจัดเก็บอย่างต่อเนื่องเพื่อการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ