ส่วนราชการกำลังพิจารณาว่าจะเก็บหนังสือประเภทใดนอกเหนือจากที่บัญญัติไว้โดยทั่วไป สถานการณ์นี้ส่วนราชการควรปฏิบัติอย่างไร

เฉลยอธิบาย

ตามข้อ 4 ว่า "ส่วนราชการใดมีความจำเป็นที่จะต้องปฏิบัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากที่ได้กำหนดไว้ในระเบียบนี้ให้ขอทำความตกลงกับผู้รักษาการตามระเบียบนี้" ซึ่งผู้รักษาการคือปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี (ตามข้อ 8) ระเบียบฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 รับรองการรับส่งและเก็บหนังสือผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงอีเมลราชการหรือระบบอื่นที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด การปฏิบัติต้องยืนยันผู้ส่ง–ผู้รับ วันเวลา เนื้อหาและสิ่งที่ส่งมาด้วย เก็บหลักฐาน ตรวจมัลแวร์/ความครบถ้วนตามมาตรการหน่วยงาน และมีกระบวนการสำรองเมื่อระบบขัดข้องโดยนำข้อมูลกลับเข้าระบบภายหลัง; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564