ผู้ร้องขอตรวจขั้นตอนประเมินตามสิทธิ แต่เอกสารกระจัดกระจาย เจ้าหน้าที่ควรทำสิ่งใดก่อน

เฉลยอธิบาย

ข้อ 2 วางหลักว่าต้องมีข้อมูล เหตุผล และร่องรอยการตัดสินใจที่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องตรวจสอบได้ โดยยังเคารพข้อจำกัดการเปิดเผย คำตอบ “รวบรวมและจัดระบบหลักฐานที่เปิดเผยได้เพื่อรองรับการตรวจสอบ” จึงเหมาะที่สุด เพราะเก็บเหตุผลและลำดับการดำเนินงานไว้เป็นหลักฐานที่ตรวจย้อนกลับได้ ส่วน “ส่งคำขอให้หน่วยงานอื่นตอบแทนทั้งที่เอกสารอยู่ในความรับผิดชอบ” แม้ดูเป็นทางออกที่ทำงานต่อได้ แต่ผลักคำขอออกจากผู้ครอบครองเอกสารและไม่จัดระบบหลักฐานที่อยู่ในความรับผิดชอบของตน