ก่อนสร้างกฎหรือตัดสินใจเกี่ยวกับข้อมูล หน่วยงานควรกำหนดองค์ประกอบใดของสิทธิในการตัดสินใจให้ชัดเจน
กใครเป็นผู้บันทึกข้อมูล ต้องใช้แบบรายงานใด และจัดเก็บข้อมูลที่ใด
ขใครเป็นผู้ตัดสินใจ ต้องตัดสินใจเมื่อใด และใช้กระบวนการอย่างไร
คใครเป็นผู้ตรวจสอบข้อมูล ต้องสำรองเมื่อใด และทำลายข้อมูลอย่างไร
งใครเป็นผู้ใช้ข้อมูล ต้องจัดงบเท่าใด และเผยแพร่ผลผ่านช่องทางใด
เฉลยอธิบาย
สิทธิในการตัดสินใจต้องระบุผู้มีอำนาจตัดสินใจ เวลาที่ต้องตัดสินใจ และกระบวนการตัดสินใจให้ชัดเจน ส่วนการกำหนดผู้บันทึก แบบรายงาน และสถานที่จัดเก็บเป็นรายละเอียดการปฏิบัติงาน ไม่ใช่องค์ประกอบตามหลักนี้