เมื่อส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี ให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตามข้อ 85 ต้องส่งพร้อมกับเอกสารใดต่อไปนี้
กบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี เท่านั้น
ขบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี และรายการจำแนกเรื่องหนังสือ
คบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี และสำเนาเอกสารอ้างอิง
งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี และการตรวจสอบผลการทำลายหนังสือ
เฉลยอธิบาย
ตามข้อ 85 ระบุว่า 'บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี ส่งมอบเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร' ดังนั้นการส่งมอบใช้บัญชีนี้เท่านั้น การควบคุมที่เหมาะสมต้องทำให้หนังสือครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา และตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยแยกหน้าที่เท่าที่จำเป็น ใช้ทะเบียน/เลขอ้างอิงเดียวกัน ควบคุมสิทธิและรุ่นเอกสาร สำรองข้อมูล ทดสอบการกู้คืน และทบทวนข้อผิดพลาดเพื่อปรับคู่มือ ทั้งนี้รูปแบบดิจิทัลไม่ตัดหน้าที่ตามระเบียบเรื่องการรับ ส่ง เก็บ ยืม และทำลาย; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564