หน่วยงานสแกนเอกสารต้นฉบับเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้อ้างอิงภายหลัง แนวทางใดเหมาะสมที่สุดต่อความน่าเชื่อถือและการเก็บรักษา
กใช้วิธีแปลงและเก็บรักษาที่เชื่อถือได้ รักษาความครบถ้วน เข้าถึงใช้อ้างอิงภายหลังได้ และปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบเฉพาะของเอกสารนั้น
ขทำลายต้นฉบับทันทีทุกกรณีหลังสแกน และใช้เป็นเกณฑ์เดียวสำหรับการดำเนินงานของหน่วยงานทั้งหมด
คต้องมีลายมือชื่อดิจิทัลจากผู้ให้บริการรับรองทุกรายการจึงจะใช้อ้างอิงได้ โดยไม่ต้องพิจารณานโยบาย บทบาท หรือความเสี่ยงด้านข้อมูลเพิ่มเติม
งเข้ารหัสไฟล์เพียงอย่างเดียวโดยไม่ต้องควบคุมความครบถ้วนหรือการเข้าถึงระยะยาว โดยถือว่าเป็นแนวทางหลักที่หน่วยงานควรใช้ในทุกกรณี
เฉลยอธิบาย
ตามหลักกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ความน่าเชื่อถือพิจารณาวิธีสร้างหรือแปลง ความครบถ้วน และความสามารถเข้าถึงใช้อ้างอิงภายหลัง รวมทั้งต้องตรวจข้อกำหนดเฉพาะด้านสารบรรณ จดหมายเหตุ หรือเอกสารประเภทนั้น ไม่ได้บังคับว่าทุกไฟล์สแกนต้องมีลายมือชื่อดิจิทัล และการเข้ารหัสอย่างเดียวไม่พิสูจน์กระบวนการเก็บรักษา