เมื่อส่วนราชการจัดให้มีทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง และบัญชีต่างๆ ตามระเบียบนี้ หากต้องการใช้รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ต้องปฏิบัติอย่างไร
กต้องจัดทำทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติมจากการจัดทำเป็นเอกสารปกติ เพื่อให้มีหลักฐานสองชุด
ขต้องจัดทำทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ห้ามใช้โปรแกรมอื่นเช่น Excel
คสามารถจัดทำทะเบียนหรือบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยใช้โปรแกรม เช่น Excel Google Sheets หรือแอปพลิเคชันอื่นใด เมื่อมีรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วไม่ต้องจัดทำเป็นเอกสารอีก
งต้องจัดให้มีทะเบียนหรือบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ก่อน แล้วจึงเก็บต้นฉบับเป็นเอกสารปกติพร้อมกันไป
เฉลยอธิบาย
ตามข้อ 29/1 วรรคสอง ทะเบียนหรือบัญชีอิเล็กทรอนิกส์จะอยู่ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรือจัดทำโดยใช้โปรแกรม เช่น Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers หรือแอปพลิเคชันอื่นใดก็ได้ เมื่อมีทะเบียนหรือบัญชีดังกล่าวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ไม่ต้องจัดทำทะเบียนหรือบัญชีใดเป็นเอกสารอีก ระเบียบฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 รับรองการรับส่งและเก็บหนังสือผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงอีเมลราชการหรือระบบอื่นที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด การปฏิบัติต้องยืนยันผู้ส่ง–ผู้รับ วันเวลา เนื้อหาและสิ่งที่ส่งมาด้วย เก็บหลักฐาน ตรวจมัลแวร์/ความครบถ้วนตามมาตรการหน่วยงาน และมีกระบวนการสำรองเมื่อระบบขัดข้องโดยนำข้อมูลกลับเข้าระบบภายหลัง; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564