ส่วนราชการที่กำหนดชั้นความเร็วประเภท 'ด่วนที่สุด' ให้ผู้รับหนังสือต้องดำเนินการภายในกำหนดเวลา เจ้าของเรื่องต้องทำหน้าที่ใดภายหลังจากส่งอีเมล

เฉลยอธิบาย

ตามข้อ 5.5 ในภาคผนวก 7 ระบุว่า 'กรณีอีเมลที่มีการกำหนดชั้นความเร็วประเภทด่วนที่สุด ให้เจ้าของเรื่องมีหน้าที่ติดต่อเจ้าหน้าที่ของผู้รับทางโทรศัพท์หรือช่องทางอื่นใดเพื่อยืนยันว่าได้รับหนังสือนั้นแล้ว' การควบคุมที่เหมาะสมต้องทำให้หนังสือครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา และตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยแยกหน้าที่เท่าที่จำเป็น ใช้ทะเบียน/เลขอ้างอิงเดียวกัน ควบคุมสิทธิและรุ่นเอกสาร สำรองข้อมูล ทดสอบการกู้คืน และทบทวนข้อผิดพลาดเพื่อปรับคู่มือ ทั้งนี้รูปแบบดิจิทัลไม่ตัดหน้าที่ตามระเบียบเรื่องการรับ ส่ง เก็บ ยืม และทำลาย; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564