หน่วยงานราชการต้องการสร้างนโยบายการจัดเก็บและการลบข้อมูลเมื่อครบกำหนด ข้อใดต่อไปนี้อธิบายความสำคัญของการกำหนดนโยบายนี้อย่างถูกต้อง
กเพื่อให้มีพื้นที่จัดเก็บมากขึ้นในระบบคอมพิวเตอร์เท่านั้น
ขเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลเก่าของหน่วยงานได้ตลอดเวลาโดยไม่มีการลบ
คเพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถลบข้อมูลตามต้องการของตนเองได้โดยไม่ต้องขอความอนุมัติ
งเพื่อลดความเสี่ยงจากการหลุดรั่วข้อมูลลับที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป รักษาไว้เท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ ภารกิจ กฎหมาย และข้อกำหนดการเก็บรักษา แล้วทำลายหรือทำให้ไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้อย่างเหมาะสมเมื่อครบกำหนด
เฉลยอธิบาย
การกำหนดนโยบายการจัดเก็บและการลบข้อมูล (Data Retention and Disposal Policy) เป็นส่วนสำคัญของการรักษาความมั่นคงปลอดภัยและการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล ช่วยลดความเสี่ยงจากข้อมูลที่หมดความจำเป็นและสนับสนุนการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โดยต้องพิจารณาฐานกฎหมาย วัตถุประสงค์ และหน้าที่เก็บเอกสารอื่นประกอบ ไม่ใช่ลบตามดุลยพินิจ ตัวเลือกอื่นไม่สะท้อนวัตถุประสงค์ที่เหมาะสม