เจ้าหน้าที่สารบรรณของส่วนราชการต้องทำการตรวจสอบอีเมลที่ได้รับผ่านที่อยู่อีเมลกลาง บ่อยแค่ไหนตามข้อกำหนด

เฉลยอธิบาย

ตามภาคผนวก 7 ข้อ 2 ระบุว่า 'ให้หัวหน้าส่วนราชการมอบหมายเจ้าหน้าที่... เพื่อทำหน้าที่รับหนังสือทางที่อยู่อีเมลตามข้อ 1 รวมทั้งตรวจสอบข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการที่ได้รับในระบบอีเมลของส่วนราชการเป็นประจำตามที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบในโฟลเดอร์อีเมลขยะ... ทั้งนี้ ต้องไม่น้อยกว่าวันละสองครั้งในเวลาราชการ อย่างน้อยหนึ่งครั้งในช่วงเช้าและอย่างน้อยหนึ่งครั้งในช่วงบ่าย' การควบคุมที่เหมาะสมต้องทำให้หนังสือครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา และตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยแยกหน้าที่เท่าที่จำเป็น ใช้ทะเบียน/เลขอ้างอิงเดียวกัน ควบคุมสิทธิและรุ่นเอกสาร สำรองข้อมูล ทดสอบการกู้คืน และทบทวนข้อผิดพลาดเพื่อปรับคู่มือ ทั้งนี้รูปแบบดิจิทัลไม่ตัดหน้าที่ตามระเบียบเรื่องการรับ ส่ง เก็บ ยืม และทำลาย; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564