มีสองแนวทางในเรื่องข้อมูลที่มาจากหน่วยงานอื่น: แนวทางแรกคือ “ส่งคำขอให้หน่วยงานผู้จัดทำเอกสารพิจารณาและมีคำสั่งต่อไป” ส่วนอีกแนวทางคือ “แนะนำให้ผู้ขอเริ่มยื่นใหม่เองโดยไม่ส่งคำขอที่รับไว้ให้หน่วยงานผู้จัดทำ” ควรเลือกแนวทางใด
กเลือกแนวทางหลัง เพราะลดเวลาปฏิบัติงานได้แม้สิทธิของคู่กรณียังไม่ครบ
ขเลือกแนวทางแรก เพราะรักษาขั้นตอนและสิทธิที่กฎหมายกำหนด
คใช้ทั้งสองแนวทางพร้อมกันโดยให้ผู้ขอเป็นผู้เลือกขั้นตอนที่ต้องการ
งงดใช้ทั้งสองแนวทางและปฏิเสธคำขอไว้ก่อนจนกว่าจะมีผู้ร้องเรียน
เฉลยอธิบาย
แนวทางแรกตรงกับ มาตรา 12 ซึ่งวางหลักว่าถ้าข้อมูลอยู่กับหน่วยงานอื่นต้องแนะนำผู้ขอโดยไม่ชักช้า แต่ถ้าหน่วยงานอื่นเป็นผู้จัดทำและระบุห้ามเปิดเผยตามระเบียบ ต้องส่งคำขอให้หน่วยงานผู้จัดทำมีคำสั่ง คำตอบที่ถูกจึงตอบปัญหาโดยใช้หลักฐานที่เกี่ยวข้อง ส่วนตัวเลือกอื่นข้ามเงื่อนไข ใช้ขั้นตอนผิด หรือขยายข้อยกเว้นเกินกฎหมาย