บริษัทพบว่าระบบจัดการเอกสารภายในองค์กรทำให้พนักงานต้องเสียเวลาตรวจสอบสำเนาเอกสารที่ซ้ำกัน นักวิเคราะห์ระบบควรนำวิธีใดมาใช้เพื่อแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างเหมาะสมที่สุด
กติดตั้งระบบสแกนเอกสารเพิ่มเติมในแต่ละแผนกเพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้สะดวกขึ้น
ขเพิ่มจำนวนพนักงานที่รับผิดชอบการตรวจสอบเอกสารและกำหนดตารางการทำงานให้ชัดเจนยิ่งขึ้น
คจัดทำคู่มือและฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารตามมาตรฐานที่กำหนดไว้
งออกแบบระบบจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ที่มีการควบคุมเวอร์ชันและตรวจสอบความซ้ำซ้อนของเอกสารโดยอัตโนมัติ
เฉลยอธิบาย
การออกแบบระบบจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ที่มีการควบคุมเวอร์ชัน (Version Control) และตรวจสอบความซ้ำซ้อนโดยอัตโนมัติ เป็นการแก้ปัญหาที่ต้นเหตุโดยตรงด้วยหลักการวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศ ซึ่งช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล (Data Redundancy) และประหยัดเวลาการทำงานของพนักงาน ส่วนตัวเลือกอื่นเป็นการแก้ปัญหาเชิงบริหารจัดการคนหรือเพิ่มอุปกรณ์ซึ่งไม่ได้แก้ปัญหาที่ระบบโดยตรง