สถานการณ์: เจ้าหน้าที่สารบรรณของส่วนราชการ ก. ได้รับหนังสือจากส่วนราชการ ข. มาทางอีเมลกลาง สำหรับหนังสือที่ได้รับนี้ เจ้าหน้าที่ควรดำเนินการตามข้อใด

เฉลยอธิบาย

ตามภาคผนวก 7 ข้อ 3 เมื่อได้รับอีเมลจากภายนอก เจ้าหน้าที่ต้องดำเนินการ 3.1 ลงทะเบียนรับหนังสือ 3.2 แจ้งยืนยันการได้รับ 3.3 สำรองข้อมูล 3.4 นำเข้าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หากมี ระเบียบฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 รับรองการรับส่งและเก็บหนังสือผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงอีเมลราชการหรือระบบอื่นที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด การปฏิบัติต้องยืนยันผู้ส่ง–ผู้รับ วันเวลา เนื้อหาและสิ่งที่ส่งมาด้วย เก็บหลักฐาน ตรวจมัลแวร์/ความครบถ้วนตามมาตรการหน่วยงาน และมีกระบวนการสำรองเมื่อระบบขัดข้องโดยนำข้อมูลกลับเข้าระบบภายหลัง; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564