ตามข้อ 89/3 เมื่อส่วนราชการรับหรือส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ วันและเวลาที่ใช้บันทึกในทะเบียนหนังสือรับ/ส่งควรเป็นอย่างไร
กวันและเวลาที่ปรากฏในระบบว่าส่วนราชการได้รับหรือได้ส่งหนังสือ เมื่อไม่สำเร็จให้ใช้เวลาที่ปรากฏในระบบว่าจัดส่งครั้งแรก
ขวันและเวลาทำการปกติของส่วนราชการเท่านั้น แม้ว่ารับส่งหลังเวลาทำการ
ควันและเวลาที่ปรากฏในระบบว่าส่วนราชการได้รับหรือส่งหนังสือ หรือเวลาที่ปรากฏในระบบว่าจัดส่งครั้งแรก
งวันที่ปรากฏในระบบ แต่เวลาสามารถบันทึกเป็นเวลาเช้า 09.00 น. ตามปกติ
เฉลยอธิบาย
ตามข้อ 89/3 'ให้ลงเวลาที่ปรากฏในระบบว่าส่วนราชการได้รับหรือได้ส่งหนังสือไว้ในทะเบียนหนังสือรับหรือทะเบียนหนังสือส่ง... โดยในกรณีที่ได้ส่งไปแล้วแต่ไม่สำเร็จ ให้ลงวันและเวลาที่ปรากฏในระบบว่าได้จัดส่งครั้งแรก' ระเบียบฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 รับรองการรับส่งและเก็บหนังสือผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงอีเมลราชการหรือระบบอื่นที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด การปฏิบัติต้องยืนยันผู้ส่ง–ผู้รับ วันเวลา เนื้อหาและสิ่งที่ส่งมาด้วย เก็บหลักฐาน ตรวจมัลแวร์/ความครบถ้วนตามมาตรการหน่วยงาน และมีกระบวนการสำรองเมื่อระบบขัดข้องโดยนำข้อมูลกลับเข้าระบบภายหลัง; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564