เมื่อส่วนราชการต้องการส่งหนังสือให้หน่วยงานของรัฐในกรณีที่ไม่สามารถส่งได้ทางอีเมล ผู้ส่งต้องปฏิบัติการใดเพิ่มเติม

เฉลยอธิบาย

ตามภาคผนวก 7 ข้อ 5.4 วรรคสุดท้าย ระบุว่าในกรณีที่ผู้รับหนังสือเป็นหน่วยงานของรัฐ ให้ผู้ส่งระบุเหตุการณ์ที่ไม่สามารถส่งหนังสือนั้นโดยทางอีเมลได้ไว้ในหนังสือนั้น เพื่อให้หัวหน้าหน่วยงานผู้รับได้ทราบด้วย ให้จำแนกจากฐานะผู้ส่ง ผู้รับ และวัตถุประสงค์จริง ไม่เลือกแบบจากชื่อเรื่องเพียงอย่างเดียว จากนั้นตรวจส่วนราชการเจ้าของเรื่อง เลขที่/วันที่ คำขึ้นต้น–ลงท้าย สิ่งที่ส่งมาด้วย อำนาจลงนาม และการลงทะเบียนรับส่ง สำหรับเรื่องด่วนต้องใช้ชั้นความเร็วและติดตามให้สอดคล้องกันทั้งหน้าหนังสือและระบบ; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซึ่งแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564