เรื่องใดมีลักษณะเป็นงานประจำที่ไม่สำคัญจนต้องให้หัวหน้าส่วนราชการลงชื่อ และจึงอาจจัดทำเป็นหนังสือประทับตรา

เฉลยอธิบาย

ตามข้อ 13 หนังสือประทับตราใช้ได้เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่ การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน (ข้อ 13.3) การส่งสำเนาหนังสือ (ข้อ 13.2) การขอรายละเอียดเพิ่มเติม (ข้อ 13.1) เป็นต้น การควบคุมที่เหมาะสมต้องทำให้หนังสือครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา และตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยแยกหน้าที่เท่าที่จำเป็น ใช้ทะเบียน/เลขอ้างอิงเดียวกัน ควบคุมสิทธิและรุ่นเอกสาร สำรองข้อมูล ทดสอบการกู้คืน และทบทวนข้อผิดพลาดเพื่อปรับคู่มือ ทั้งนี้รูปแบบดิจิทัลไม่ตัดหน้าที่ตามระเบียบเรื่องการรับ ส่ง เก็บ ยืม และทำลาย; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564