เมื่อส่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับปฏิบัติงานสารบรรณ ตามข้อ 89/1 ส่วนราชการต้องจัดทำไฟล์เอกสารในรูปแบบใด และความละเอียดต้องไม่น้อยกว่าเท่าใด เมื่อส่งให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรูปแบบ PDF ความละเอียดไม่น้อยกว่า 300 dpi
ขรูปแบบ Word ความละเอียดไม่น้อยกว่า 150 dpi
ครูปแบบ PDF ความละเอียดไม่น้อยกว่า 150 dpi
งรูปแบบ JPG ความละเอียดไม่น้อยกว่า 300 dpi
เฉลยอธิบาย
ตามข้อ 89/4 วรรคสอง ระบุว่าหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บรักษาไว้ในการสำรองข้อมูลและที่ส่งให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐาน เช่น PDF ความละเอียดไม่น้อยกว่า 150 dpi การควบคุมที่เหมาะสมต้องทำให้หนังสือครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา และตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยแยกหน้าที่เท่าที่จำเป็น ใช้ทะเบียน/เลขอ้างอิงเดียวกัน ควบคุมสิทธิและรุ่นเอกสาร สำรองข้อมูล ทดสอบการกู้คืน และทบทวนข้อผิดพลาดเพื่อปรับคู่มือ ทั้งนี้รูปแบบดิจิทัลไม่ตัดหน้าที่ตามระเบียบเรื่องการรับ ส่ง เก็บ ยืม และทำลาย; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564