สถานการณ์: ส่วนราชการต้องการให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือที่เก็บไว้แล้ว ตามข้อ 65 ส่วนราชการควรปฏิบัติอย่างไร
กให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือได้ตามปกติ
ขให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือได้หากเป็นเรื่องสำคัญและไม่เก่าเกิน 5 ปี
คให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือได้ต่อเมื่อมีการบันทึกชื่อ ตำแหน่ง และวันยืม
งห้ามให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือ แต่อาจให้ดูหรือคัดลอกได้หากได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป
เฉลยอธิบาย
ตามข้อ 65 การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน การควบคุมที่เหมาะสมต้องทำให้หนังสือครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา และตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยแยกหน้าที่เท่าที่จำเป็น ใช้ทะเบียน/เลขอ้างอิงเดียวกัน ควบคุมสิทธิและรุ่นเอกสาร สำรองข้อมูล ทดสอบการกู้คืน และทบทวนข้อผิดพลาดเพื่อปรับคู่มือ ทั้งนี้รูปแบบดิจิทัลไม่ตัดหน้าที่ตามระเบียบเรื่องการรับ ส่ง เก็บ ยืม และทำลาย; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564