บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี ที่เก็บไว้เป็นหลักฐาน ต้องจัดทำอย่างน้อยกี่ฉบับ และฝ่ายใดที่ต้องยึดถือไว้
กจัดทำ 2 ฉบับ เพื่อให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เก็บไว้เป็นหลักฐานเท่านั้น
ขจัดทำ 3 ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร และคณะกรรมการทำลายหนังสือยึดถือไว้
คจัดทำ 1 ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบเก็บไว้เป็นหลักฐาน
งจัดทำ 2 ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบและสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ผู้รับมอบยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ
เฉลยอธิบาย
ตามข้อ 59 วรรคแรก บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบและสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ผู้รับมอบยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ งานรับต้องลงทะเบียน ประทับรับ และส่งผู้รับผิดชอบโดยรักษาลำดับเวลา ส่วนการเก็บ ยืม และทำลายต้องตรวจอายุ/คุณค่าของเอกสาร อำนาจอนุญาต หลักฐานการยืม และบัญชีเสนอคณะกรรมการตามขั้นตอน ห้ามทำลายเพียงเพราะพื้นที่เต็มหรือมีสำเนาดิจิทัลโดยยังไม่ผ่านการพิจารณา; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติมถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564