เมื่อส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 20 ปี ตามข้อ 58 ต้องส่งพร้อมกับเอกสารใดให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร

เฉลยอธิบาย

ตามข้อ 58 ให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 20 ปี พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี ให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ส่วนหนังสือที่ส่วนราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ ให้จัดทำบัญชีหนังสือครบ 20 ปีที่ขอเก็บเอง (ข้อ 58.3) ให้จำแนกจากฐานะผู้ส่ง ผู้รับ และวัตถุประสงค์จริง ไม่เลือกแบบจากชื่อเรื่องเพียงอย่างเดียว จากนั้นตรวจส่วนราชการเจ้าของเรื่อง เลขที่/วันที่ คำขึ้นต้น–ลงท้าย สิ่งที่ส่งมาด้วย อำนาจลงนาม และการลงทะเบียนรับส่ง สำหรับเรื่องด่วนต้องใช้ชั้นความเร็วและติดตามให้สอดคล้องกันทั้งหน้าหนังสือและระบบ; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซึ่งแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564