เมื่อส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 20 ปี ตามข้อ 58 ต้องส่งพร้อมกับเอกสารใดให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
กบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี เท่านั้น โดยถือว่าเป็นแนวทางหลักที่หน่วยงานควรใช้ในทุกกรณี
ขบัญชีหนังสือขอทำลายและรายงานการเก็บหนังสือ และใช้เป็นเกณฑ์เดียวสำหรับการดำเนินงานของหน่วยงานทั้งหมด
คบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี และบัญชีหนังสือครบ 20 ปีที่ขอเก็บเอง (ถ้ามี)
งเฉพาะบัญชีรับหนังสือเดิมของส่วนราชการ โดยถือว่าเป็นแนวทางหลักที่หน่วยงานควรใช้ในทุกกรณี
เฉลยอธิบาย
ตามข้อ 58 ให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 20 ปี พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี ให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ส่วนหนังสือที่ส่วนราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ ให้จัดทำบัญชีหนังสือครบ 20 ปีที่ขอเก็บเอง (ข้อ 58.3) ให้จำแนกจากฐานะผู้ส่ง ผู้รับ และวัตถุประสงค์จริง ไม่เลือกแบบจากชื่อเรื่องเพียงอย่างเดียว จากนั้นตรวจส่วนราชการเจ้าของเรื่อง เลขที่/วันที่ คำขึ้นต้น–ลงท้าย สิ่งที่ส่งมาด้วย อำนาจลงนาม และการลงทะเบียนรับส่ง สำหรับเรื่องด่วนต้องใช้ชั้นความเร็วและติดตามให้สอดคล้องกันทั้งหน้าหนังสือและระบบ; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซึ่งแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564