เจ้าหน้าที่สารบรรณรับหนังสือภายนอกเข้ามา พบว่าหนังสือไม่ได้ระบุวัน เดือน ปี ที่ชัดเจน เจ้าหน้าที่ควรปฏิบัติอย่างไร

เฉลยอธิบาย

ตามข้อ 36 ให้ผู้เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อดำเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐาน ให้จำแนกจากฐานะผู้ส่ง ผู้รับ และวัตถุประสงค์จริง ไม่เลือกแบบจากชื่อเรื่องเพียงอย่างเดียว จากนั้นตรวจส่วนราชการเจ้าของเรื่อง เลขที่/วันที่ คำขึ้นต้น–ลงท้าย สิ่งที่ส่งมาด้วย อำนาจลงนาม และการลงทะเบียนรับส่ง สำหรับเรื่องด่วนต้องใช้ชั้นความเร็วและติดตามให้สอดคล้องกันทั้งหน้าหนังสือและระบบ; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซึ่งแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564