สถานการณ์: เจ้าหน้าที่สารบรรณของส่วนราชการ ก. ได้รับหนังสือจากส่วนราชการ ข. ที่มีเรื่องเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง หนังสือฉบับนี้มีชั้นความลับในชั้นลับ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 เจ้าหน้าที่ควรปฏิบัติตามใด
กสามารถรับและจัดเก็บหนังสือผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้เลย โดยไม่ต้องมีข้อจำกัดใด
ขต้องรับเฉพาะจากส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป และห้ามจัดส่งต่อหน่วยงานอื่น
คต้องเป็นผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับชั้นนั้นเป็นผู้รับผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
งสามารถถ่ายสำเนาหนังสือนี้เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานได้ โดยปฏิบัติตามข้อ 31 ของระเบียบ
เฉลยอธิบาย
ตามข้อ 35 ที่แก้ไขเพิ่มเติมโดยระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 ระบุว่า 'การรับหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมา ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้รับผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ' ให้จำแนกจากฐานะผู้ส่ง ผู้รับ และวัตถุประสงค์จริง ไม่เลือกแบบจากชื่อเรื่องเพียงอย่างเดียว จากนั้นตรวจส่วนราชการเจ้าของเรื่อง เลขที่/วันที่ คำขึ้นต้น–ลงท้าย สิ่งที่ส่งมาด้วย อำนาจลงนาม และการลงทะเบียนรับส่ง สำหรับเรื่องด่วนต้องใช้ชั้นความเร็วและติดตามให้สอดคล้องกันทั้งหน้าหนังสือและระบบ; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซึ่งแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564