เจ้าหน้าที่สารบรรณรับหนังสือจากภายนอกมาที่ส่วนราชการ เมื่อตรวจสอบพบว่าหนังสือดังกล่าวไม่ได้รับลงทะเบียนถูกต้องตามแบบฟอร์มที่กำหนด เจ้าหน้าที่ควรปฏิบัติอย่างไร
กติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อดำเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐาน แล้วจึงดำเนินการเรื่องต่อไป
ขจัดเก็บหนังสือไว้โดยไม่ลงทะเบียนจนกว่าจะได้การชี้แจงจากผู้ส่ง
คปฏิเสธการรับหนังสือและส่งคืนให้หน่วยงานผู้ส่งทันที
งส่งหนังสือนั้นไปให้หน่วยงานสารบรรณกลางจัดการแก้ไขแทน
เฉลยอธิบาย
ตามข้อ 36 กำหนดให้ผู้เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อดำเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐาน แล้วจึงดำเนินการเรื่องนั้นต่อไป ต้องพิจารณาประเภทหนังสือ ผู้ส่ง–ผู้รับ ชั้นความเร็ว/ความลับ ผู้มีอำนาจลงนาม และหลักฐานการรับส่งตามข้อเท็จจริงก่อนเลือกแบบหรือช่องทาง หนังสืออิเล็กทรอนิกส์อยู่ในขอบเขตงานสารบรรณและต้องรักษาความครบถ้วน ตรวจสอบย้อนหลังได้ และส่งผ่านระบบหรืออีเมลราชการตามที่กำหนด; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติมถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564