เมื่อเจ้าหน้าที่สารบรรณรับอีเมลจากภายนอกมาที่ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางของส่วนราชการ ต้องดำเนินการตามลำดับขั้นตอนใดก่อนอื่น

เฉลยอธิบาย

ตามภาคผนวก 7 ข้อ 3.1 และ 3.2 กำหนดให้เจ้าหน้าที่ต้อง 'ลงทะเบียนรับหนังสือที่แนบมากับอีเมลนั้นในทะเบียนหนังสือรับ' และ 'แจ้งยืนยันการได้รับอีเมลโดยการตอบกลับอีเมลนั้น...ภายในวันทำการที่ได้รับอีเมลนั้น' เป็นสองขั้นตอนแรกที่ต้องทำ ให้จำแนกจากฐานะผู้ส่ง ผู้รับ และวัตถุประสงค์จริง ไม่เลือกแบบจากชื่อเรื่องเพียงอย่างเดียว จากนั้นตรวจส่วนราชการเจ้าของเรื่อง เลขที่/วันที่ คำขึ้นต้น–ลงท้าย สิ่งที่ส่งมาด้วย อำนาจลงนาม และการลงทะเบียนรับส่ง สำหรับเรื่องด่วนต้องใช้ชั้นความเร็วและติดตามให้สอดคล้องกันทั้งหน้าหนังสือและระบบ; อ้างอิงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซึ่งแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564