ผู้ใช้ต้องแยกข้อเท็จจริง ความคิดเห็น โฆษณา และเนื้อหาที่สร้างด้วย AI ก่อนตัดสินใจว่า เจ้าหน้าที่ส่วนราชการปฏิบัติงานกับระบบเครือข่ายสำนักงาน ซึ่งจำเป็นต้องเข้าถึงและแก้ไขเอกสารร่วมกับเพื่อนร่วมงานหลายคนจากสถานที่ต่างกัน พร้อมกันในเวลาเดียวกัน และต้องเก็บไฟล์บนระบบที่ปลอดภัยตามมาตรฐานราชการ กรณีนี้ควรเลือกใช้เครื่องมือใด
กใช้ Microsoft 365 ร่วมกับการเก็บเอกสารบน OneDrive ตามนโยบายของหน่วยงาน เนื่องจากเข้ากันได้กับระบบขององค์กรและมีมาตรฐานความปลอดภัยที่สูง
ขใช้ Google Workspace ร่วมกับการเก็บไฟล์บน Google Drive เนื่องจากสนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และมีการเข้ารหัส
คใช้ไฟล์ Microsoft Word บนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัวและส่งไฟล์ผ่านอีเมลซ้ำๆ เนื่องจากเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด
งใช้บริการ Dropbox Personal และจัดเก็บไฟล์บนคอมพิวเตอร์โต้ตอบส่วนตัว เนื่องจากสามารถเข้าถึงจากที่ใดก็ได้
เฉลยอธิบาย
Microsoft 365 ที่เชื่อมกับ OneDrive เป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับหน่วยงานราชการเนื่องจากมีมาตรฐานความปลอดภัยสูง เข้ากันได้กับระบบที่หน่วยงานใช้อยู่ และสนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ทั้งนี้หน่วยงานราชการไทยมักกำหนดนโยบายการใช้งานผลิตภัณฑ์ Microsoft สำหรับความปลอดภัยของข้อมูลทำเนียบ ส่วน Google Workspace อาจไม่เข้ากันได้กับมาตรฐานหรือนโยบายของหน่วยงานบางแห่ง การส่งไฟล์ผ่านอีเมลซ้ำๆ ไม่ปลอดภัยและไม่ตรงตามแนวปฏิบัติด้านการจัดเก็บข้อมูลของภาครัฐ