สารบัญ6 หัวข้อหลัก
- 1.จากระบบเดิมสู่ระบบการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่
- 2.วงจรธุรกรรมจากงบประมาณไปสู่การจ่ายและการนำส่งเงิน
- 3.บัญชีแยกประเภท สินทรัพย์ และเส้นเวลาทางการเงินที่ต้องแยกให้ออก
- 4.รายงานเพื่อการบริหารต้องเริ่มจากนิยาม ไม่ใช่สีหรือยอดรวม
- 5.สิทธิ เอกสาร การกระทบยอด และการปิดงวดคือโครงควบคุมของทุกระบบงาน
- 6.การควบคุมและการใช้ข้อมูลอย่างรับผิดชอบในสถานการณ์จริง
จากระบบเดิมสู่ระบบการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่
GFMIS ย่อมาจาก Government Fiscal Management Information System ซึ่งหมายถึงระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ คำว่า Fiscal เน้นการบริหารการคลังของรัฐทั้งงบประมาณ การรับจ่าย การบัญชี และข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ มิใช่ชื่อของโปรแกรมบัญชีเพียงตัวเดียว ระบบเดิมเริ่มใช้งานเมื่อวันที่ 1 ตุลาคม 2547 และเมื่อเทคโนโลยีเดิมมีข้อจำกัด กระทรวงการคลังจึงพัฒนาระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ (New GFMIS Thai) เพื่อเชื่อมกระบวนงานและข้อมูลบนโครงสร้างที่รองรับการใช้งานในปัจจุบันได้ดียิ่งขึ้น GFMIS คือโครงสร้างกลางที่ทำให้ข้อมูลตั้งแต่งบประมาณ การจัดซื้อ หนี้ การเบิกจ่าย รายรับ สินทรัพย์ บัญชี และรายงานเดินอยู่บนรหัสและหลักฐานที่เชื่อมถึงกัน จุดสำคัญจึงไม่ใช่จำชื่อหน้าจอ แต่เข้าใจว่ารายการหนึ่งเริ่มจากอำนาจใด ผ่านการควบคุมใด และไปปรากฏในรายงานไหน ความเป็นระบบเดียวช่วยลดการบันทึกซ้ำและทำให้ตรวจย้อนรอยได้ แต่ไม่ได้แปลว่าทุกข้อมูลในระบบถูกโดยอัตโนมัติ
หากผู้ใช้เลือกรหัสผิด เอกสารไม่ครบ อนุมัติโดยผู้ไม่มีอำนาจ หรือไม่กระทบยอด ข้อผิดพลาดก็ถูกประมวลผลอย่างรวดเร็วและแพร่ไปหลายรายงานได้ เวลาแก้สถานการณ์ให้ตามเส้น “สิทธิและงบประมาณ → แหล่งทางการของโครงการระบุว่า GFMIS ย่อจาก Government Fiscal Management Information System ซึ่งหมายถึงระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ ภาษาไทยใช้ว่า “ระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์” คำว่า Fiscal ครอบคลุมการบริหารการคลังของรัฐกว้างกว่าการทำบัญชีการเงินของหน่วยงานเดียว ระบบเดิมเริ่มใช้งานจริงทั่วส่วนราชการตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2547 โดยมุ่งรวมข้อมูลรายรับ รายจ่าย งบประมาณ การบัญชี การจัดซื้อ การจ่าย สินทรัพย์ หนี้ และข้อมูลเพื่อการบริหารไว้ในโครงสร้างกลาง การสอบอาจถามปีเริ่มระบบเดิมแยกจากวันเริ่ม ระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ (New GFMIS Thai) เหตุผลของ ระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ (New GFMIS Thai) หนังสือกระทรวงการคลังวันที่ 20 ธันวาคม 2564 เคยกำหนดให้หน่วยงานผู้เบิกเริ่มเบิก รับ จ่าย และนำส่งใน ระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ (New GFMIS Thai) ตั้งแต่ 4 มกราคม 2565
แต่การทดสอบพบว่าบางกระบวนงานยังไม่สมบูรณ์เพียงพอ จึงมีหนังสือวันที่ 30 ธันวาคม 2564 เลื่อนออกไปก่อน ต่อมาหนังสือหลักเกณฑ์ฉบับลงวันที่ 15 มีนาคม 2565 ระบุว่าพัฒนาระบบทดแทนเสร็จแล้ว ยกเลิกหลักเกณฑ์เดิม และกำหนดให้หน่วยงานผู้เบิกเริ่มปฏิบัติงานตั้งแต่ 4 เมษายน 2565 เป็นต้นไป นี่คือวันเริ่มตามหลักเกณฑ์ใหม่ที่ต้องใช้เมื่อถามวันใช้งานจริง เป้าหมายหลักคือยกระดับการบริหารการเงินการคลังของรัฐให้มีประสิทธิภาพ ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน ทันเวลา และใช้มาตรฐานร่วมกัน เพื่อสนับสนุนการควบคุมงบประมาณ การปฏิบัติงาน การจัดทำบัญชี รายงาน และการตัดสินใจระดับหน่วยงานกับระดับประเทศ การบูรณาการทำให้ข้อมูลรายการเดียวไหลไปยังหลายโมดูล ลดการคีย์ซ้ำและเห็นความสัมพันธ์ระหว่างงบที่ได้รับ ภาระผูกพัน การเบิกจ่าย เงินสด
สินทรัพย์ หนี้สินและผลการดำเนินงาน แต่คุณค่าจะเกิดเมื่อรหัสหลักและช่วงเวลาตรงกัน ผู้บริหารควรใช้ข้อมูลเพื่อถามว่าทำไม ไม่ใช่เพียงเร่งตัวเลขให้สูง เช่น กระทรวงการคลังกำหนดนโยบายและหลักเกณฑ์เมื่อนำองค์ประกอบมาพิจารณาร่วมกัน กรมบัญชีกลางดูแลกฎระเบียบ แอปพลิเคชัน การออกแบบระบบ การอบรมและสนับสนุนผู้ใช้ ขณะที่สำนักงบประมาณ หน่วยงานผู้เบิก เจ้าของโครงการ ผู้ตรวจสอบ และหน่วยงานอื่นมีบทบาทตามอำนาจของตน “หน่วยงานผู้เบิก” ต้องจัดคน สิทธิ ขั้นตอน เอกสาร การควบคุม และความถูกต้องของรายการที่ตนทำ การที่กรมบัญชีกลางเป็นผู้ดูแลระบบไม่ได้ทำให้กรมบัญชีกลางรับรองเนื้อหาสัญญา การตรวจรับ หรือความจำเป็นของรายจ่ายแทนเจ้าของเรื่อง คู่มือทางการจัดกลุ่มระบบหลักที่ผู้ปฏิบัติงานพบ ได้แก่ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร สำหรับข้อมูลบริหาร, ระบบบริหารงบประมาณ งบประมาณ, ระบบจัดซื้อจัดจ้าง จัดซื้อจัดจ้าง, ระบบเบิกจ่าย เบิกจ่าย, ระบบรับและนำส่งรายได้ รับและนำส่งรายได้, ระบบบัญชีแยกประเภท บัญชีแยกประเภท, ระบบบัญชีสินทรัพย์ถาวร สินทรัพย์ถาวร,
ระบบบริหารหนี้สาธารณะ หนี้สาธารณะ และ ระบบประมวลผลการจ่ายเงิน สำหรับประมวลผลจ่าย หน้าเว็บไซต์ยังกล่าวถึงระบบบริหารต้นทุน ระบบบัญชีต้นทุน, บัญชีรวมภาครัฐ ระบบบัญชีแยกประเภทสำหรับหน่วยงานของรัฐ และงบกระทรวง แต่บางส่วนในหน้าคู่มือระบุ ยังไม่เปิดใช้งานเต็มรูปแบบ จึงต้องแยก “ชื่อองค์ประกอบที่เว็บไซต์แสดง” จาก “ระบบที่ผู้สอบทุกตำแหน่งต้องปฏิบัติจริง” และตรวจคู่มือล่าสุด โมดูลไม่ใช่ไซโลอิสระ ระบบจัดซื้อจัดจ้าง สร้างภาระและข้อมูลเจ้าหนี้ให้ ระบบเบิกจ่าย, ระบบเบิกจ่าย/ระบบรับและนำส่งรายได้/ระบบบัญชีสินทรัพย์ถาวร ระบบใช้ ข้อมูลหลัก และ กลุ่มรหัสอ้างอิง เพื่อระบุว่าเงินของใคร จากแหล่งใด ใช้เพื่ออะไร อยู่หน่วยงานหรือพื้นที่ไหน จ่ายให้ใคร และเข้าบัญชีใด รหัสหน่วยงาน ศูนย์ต้นทุน แหล่งของเงิน รหัสงบประมาณ กิจกรรมหลัก บัญชีแยกประเภท ผู้ขายและสินทรัพย์จึงเป็นโครงสร้างความหมาย ไม่ใช่ช่องเทคนิค รหัสมีเจ้าของ นิยาม ช่วงวันที่มีผล และความสัมพันธ์กัน บางรหัสใช้ได้เฉพาะหน่วยงาน
ปีงบประมาณ หรือประเภทรายการ การคัดลอกจากปีก่อนโดยไม่ตรวจ ความสมเหตุสมผลตามกฎ อาจทำให้บันทึกไม่ผ่านหรือผ่านแต่รายงานผิดมิติ ก่อนบันทึกควรเทียบเอกสารอนุมัติกับรหัสในระบบ ใช้แหล่ง การดาวน์โหลด ทางการ หัวใจของระบบมิใช่การรวมข้อมูลไว้ส่วนกลางเท่านั้น แต่คือการทำให้รายการหนึ่งเชื่อมจากฐานอำนาจและวงเงิน ไปยังเหตุการณ์ เอกสาร ผู้บันทึก ผู้อนุมัติ ผลทางบัญชี การเคลื่อนไหวของเงิน และรายงานที่ตรวจย้อนกลับได้ ข้อมูลหลัก เช่น รหัสหน่วยงาน ศูนย์ต้นทุน แหล่งเงิน รหัสงบประมาณ กิจกรรม บัญชี ผู้ขาย และสินทรัพย์ จึงเป็นภาษากลางของทั้งระบบ หากกำหนดรหัสผิด รายการอาจผ่านขั้นตอนครบแต่ไปปรากฏผิดโครงการ ผิดปี หรือผิดบัญชี ความรับผิดชอบต่อความถูกต้องจึงยังอยู่กับหน่วยงานผู้เบิกและผู้มีหน้าที่แต่ละระดับ
ความสัมพันธ์จากนโยบายถึงข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจ
- 1กฎและวงเงินกำหนดฐานอำนาจ วัตถุประสงค์ ปีงบประมาณ และขอบเขตที่หน่วยงานใช้จ่ายได้
- 2ข้อมูลหลักแปลงโครงสร้างหน่วยงาน งบประมาณ บัญชี ผู้ขาย และสินทรัพย์เป็นรหัสอ้างอิงร่วมกัน
- 3ธุรกรรมบันทึกภาระ การรับของ การตั้งหนี้ การจ่าย การรับเงิน และเหตุการณ์ทางบัญชีตามหลักฐาน
- 4การควบคุมใช้สิทธิ การแบ่งหน้าที่ การอนุมัติ การกระทบยอด และร่องรอยตรวจสอบพิสูจน์ความถูกต้อง
- 5รายงานรวมข้อมูลเพื่อจัดทำบัญชี ติดตามงบประมาณ วิเคราะห์ผล และรับผิดชอบต่อสาธารณะ
วงจรธุรกรรมจากงบประมาณไปสู่การจ่ายและการนำส่งเงิน
ระบบบริหารงบประมาณทำหน้าที่แยกงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ วงเงินที่จัดสรร ภาระผูกพัน ผลการใช้จ่ายจริง การเบิกจ่าย และวงเงินคงเหลือที่ใช้ได้ ตัวเลขเหล่านี้เกี่ยวข้องกันแต่ไม่ใช่สิ่งเดียวกัน การมีวงเงินคงเหลือจึงยังไม่เพียงพอที่จะยืนยันว่ารายการชอบด้วยกฎหมาย มีความจำเป็น หรือมีหลักฐานการจัดซื้อและตรวจรับครบ การตรวจสอบอัตโนมัติของระบบเป็นเพียงด่านหนึ่ง ผู้อนุมัติยังต้องพิจารณาฐานอำนาจ เนื้อหาของธุรกรรม ผู้รับเงิน และเอกสารที่แสดงว่าสิทธิหรือหนี้เกิดขึ้นจริง ระบบบริหารงบประมาณ ใช้รองรับการรับข้อมูลและบริหารวงเงินงบประมาณ การโอนหรือเปลี่ยนแปลง การสำรองหรือผูกพัน และรายงานสถานะ เพื่อให้หน่วยงานรู้ว่างบที่อนุมัติแล้วถูกจัดสรร ใช้ผูกพัน เบิกจ่าย หรือยังคงเหลือเท่าใดในมิติที่เกี่ยวข้อง งบประมาณไม่เท่ากับเงินสด การมีวงเงินตามกฎหมายไม่ได้แปลว่าเงินถูกจ่ายแล้ว และการเบิกจ่ายต่ำไม่เท่ากับมีเงินสดว่างสำหรับเรื่องอื่น ต้องแยก
งบประมาณ ความพร้อมใช้งาน การควบคุม ช่วยไม่ให้รายการเกินวงเงินตามกฎที่ตั้งไว้ แต่ระบบตรวจได้เฉพาะข้อมูลและเงื่อนไขที่มีอยู่ ไม่รู้เองว่าวัตถุประสงค์ชอบด้วยกฎหมาย ราคาสมเหตุผล การจัดซื้อโปร่งใส หรือของส่งจริงหรือไม่ การควบคุมที่ดีเริ่มก่อนสัญญา ตรวจแผนและฐานอำนาจ แล้วผูกพันเมื่อมีภาระจริง อัปเดตเมื่อแก้สัญญา ยกเลิก หรือส่งมอบ และปลดภาระเฉพาะส่วนที่หมดจริง ระบบจัดซื้อจัดจ้าง รองรับข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างและใบสั่งซื้อหรือสัญญาที่เกี่ยวข้อง ทำให้เห็นคู่ค้า รายการ มูลค่า เงื่อนไขและการอ้างอิงก่อนขอเบิก และช่วยเชื่อมภาระผูกพันกับงบประมาณและเจ้าหนี้ แก่นจึงเป็น “ก่อนจ่าย รัฐก่อภาระอะไรกับใคร” ระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ (New GFMIS Thai) ไม่ได้แทน ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ หรือกฎหมายจัดซื้อจัดจ้าง ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ ดูกระบวนการจัดหาและการแข่งขันหลายช่วง ส่วน GFMIS บันทึกมิติการเงิน งบและบัญชี
ข้อมูลหลักผู้ขาย เชื่อมตัวตนผู้ขาย เลขประจำตัว ที่อยู่ สถานะ ภาษีและข้อมูลบัญชีธนาคารกับธุรกรรมจำนวนมาก จึงต้องมีขั้นตอนสร้าง เปลี่ยน ตรวจซ้ำ และอนุมัติที่เข้มกว่าการแก้ข้อความทั่วไป เพราะเป็นจุดเสี่ยงการจ่ายผิดและทุจริต คำขอเปลี่ยนบัญชีรับเงินควรยืนยันกับแหล่งที่เชื่อถือได้ แยกผู้รับคำขอจากผู้แก้และผู้อนุมัติ ระบบเบิกจ่าย จัดการการขอเบิกและหนี้ที่จะจ่ายแก่ผู้ขาย บุคคลภายนอก บุคลากร หรือรายการตามประเภทที่กำหนด โดยเชื่อมเอกสารตั้งหนี้ ภาษี การอ้าง ระบบจัดซื้อจัดจ้าง และข้อมูลผู้รับเงินกับการอนุมัติและการประมวลผลจ่าย การรับรู้หนี้กับการจ่ายเงินเป็นคนละเหตุการณ์ หน่วยงานอาจได้รับของและมีภาระต้องจ่ายแล้ว แต่เงินยังไม่ออก หรืออาจจ่ายเงินล่วงหน้าที่ต้องเคลียร์ภายหลัง จึงต้องอ่าน เอกสาร ประเภท และสถานะ
ธุรกรรมจ่ายอาจมีภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ค่าปรับ เงินประกันผลงาน หรือการหักอื่นตามกฎหมายและสัญญา ระบบต้องแยกยอดฐาน ภาษี ยอดหัก หนี้แต่ละฝ่าย และยอดสุทธิให้ผู้รับเงินอย่างถูกต้อง การหักไม่ได้ทำให้ภาระหาย แต่เปลี่ยนผู้มีสิทธิรับบางส่วน เช่น เงินที่หักไว้ต้องนำส่งหน่วยงานจัดเก็บตามกำหนด และต้องออกหนังสือรับรองให้ผู้ถูกหัก เงินยืมหรือเงินทดรองเป็นการให้เงินก่อนเพื่อดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ ผู้รับยังมีหน้าที่ส่งหลักฐาน ชำระคืนส่วนเหลือ และเคลียร์ภายในกำหนด จึงต้องแยก “เงินออกจากบัญชี” จาก “รับรู้ค่าใช้จ่ายที่มีหลักฐานแล้ว” ระบบและทะเบียนประกอบต้องติดตามลูกหนี้รายคน สัญญา วัตถุประสงค์ วันครบกำหนด ยอดเคลียร์ ยอดคืนและยอดค้าง ระบบประมวลผลการจ่ายเงิน ทำหน้าที่ประมวลผลจ่ายตามรายการที่ผ่านเงื่อนไขและอนุมัติ เชื่อมคำขอเบิกกับกลไกจ่ายและผลตอบกลับจากธนาคารหรือระบบที่เกี่ยวข้อง จึงเป็นจุดสำคัญระหว่างสถานะ
“ตั้งหนี้/อนุมัติ” กับ “ผู้รับได้เงิน” ผู้ปฏิบัติงานบางหน่วยไม่เห็นทุกคำสั่ง เพราะเมนูขึ้นกับสิทธิ และระบบ ระบบฝึกอบรม อาจเปิดเพียงบางฟังก์ชัน คำถามที่พบบ่อย ทางการยืนยันหลักนี้ ระบบรับและนำส่งรายได้ รองรับการบันทึกรับเงิน การนำส่งหรือฝากคลัง และรายงานที่เกี่ยวข้อง ทำให้รัฐรู้ว่าเงินมาจากใคร ด้วยเหตุใด เป็นรายได้แผ่นดิน เงินนอกงบประมาณ เงินฝากคลัง หรือเงินรับผิดประเภทอื่น และถูกนำส่งครบเมื่อใด การรับเงินกับการนำส่งเป็นคนละเหตุการณ์ ช่วงระหว่างนั้นต้องควบคุมเงินสด เช็คหรือช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ เลขที่ใบเสร็จและยอดคงค้าง ความผิดประเภทอาจทำให้รายงานรายได้ เงินเบิกเกินส่งคืนเกิดจากเงินงบประมาณที่เบิกไปแล้วแต่ไม่ได้จ่าย จ่ายไม่หมด หรือเรียกคืน การนำกลับก่อนสิ้นปีหรือช่วงที่กำหนดอาจลดรายจ่ายหรือคืนวงเงินตามหลักเกณฑ์
ส่วนหลังช่วงนั้นอาจต้องปฏิบัติเป็นรายได้แผ่นดิน จึงต้องดูเวลาและฐานรายการ เงินประกันสัญญา เงินรับฝาก เงินนอกงบประมาณ รายได้แผ่นดิน และเงินเบิกเกินส่งคืนไม่ควรรวมรหัสเดียวกัน เมื่อธุรกรรมผ่านครบวงจร ระบบย่อยต้องเล่าเรื่องเดียวกัน ใบสั่งซื้อหรือใบสั่งจ้างแสดงเหตุแห่งภาระ ระบบเบิกจ่ายแสดงเจ้าหนี้และการขอจ่าย ระบบประมวลผลการจ่ายเงินแสดงผลสำเร็จหรือรายการที่ถูกปฏิเสธ ระบบรับและนำส่งรายได้แสดงประเภทเงินกับการนำส่ง ส่วนระบบบัญชีแยกประเภทรับผลไปจัดทำบัญชี การตรวจหลังจ่ายต้องแยกสถานะว่าบันทึกแล้ว อนุมัติแล้ว ส่งประมวลผลแล้ว เงินออกแล้ว หรือถูกส่งคืน เพราะการมีเลขเอกสารมิได้แปลว่าผู้รับได้รับเงิน และการแก้รายการผิดต้องรักษาร่องรอยเดิมพร้อมกระทบยอดทุกระบบที่ได้รับผล
- 1ยืนยันฐานอำนาจ รหัสงบประมาณ และวงเงินคงเหลือที่ใช้ได้
- 2ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างและบันทึกภาระตามสัญญาหรือข้อตกลง
- 3ตรวจรับของ งาน หรือบริการ แล้วตั้งเจ้าหนี้หรือคำขอเบิกจากหลักฐานที่ครบ
- 4ตรวจภาษี รายการหัก ผู้รับเงิน และอำนาจอนุมัติก่อนส่งประมวลผลการจ่าย
- 5ตรวจผลการโอน รายการปฏิเสธ เงินตีกลับ และการเคลื่อนไหวในบัญชีธนาคาร
- 6กระทบยอดระบบย่อยกับบัญชีแยกประเภทและรายงานงบประมาณจนหาความต่างได้ทุกรายการ
เนื้อหาสรุปนี้จัดทำขึ้นเพื่อการศึกษาส่วนบุคคล ห้ามคัดลอก ทำซ้ำ หรือนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้าโดยไม่ได้รับอนุญาต