ความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณ

• การสื่อสาร — เหตุผล: ทำให้คำสั่ง คำขอ การแจ้ง และการประสานมีรูปแบบ/ผู้รับชัด
• หลักฐาน — เหตุผล: พิสูจน์ข้อเท็จจริง อำนาจ การอนุมัติ เวลา และการดำเนินการ
• ความต่อเนื่อง — เหตุผล: ผู้รับงานต่อค้นประวัติ มติ และเรื่องค้างได้
• ความรับผิด — เหตุผล: เห็นว่าใครรับ ส่ง เสนอ สั่ง และปฏิบัติเมื่อใด
• สิทธิประชาชน — เหตุผล: รองรับการขอข้อมูล การอุทธรณ์ และการตรวจสอบ
• จดหมายเหตุ — เหตุผล: รักษาเอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ของชาติ
• ความปลอดภัย — เหตุผล: ควบคุมชั้นความลับ สิทธิ สำเนา และการทำลาย

ฐานระเบียบและฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564

• นิยามระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ — ผลสำคัญ: รวมอีเมลราชการและระบบสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด
• นิยามหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ — ผลสำคัญ: หนังสือราชการที่จัดทำและได้รับ ส่ง หรือเก็บด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
• การติดต่อเป็นหลัก — ผลสำคัญ: ให้ติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักภายใต้ข้อยกเว้น
• ทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ — ผลสำคัญ: ให้จัดทะเบียน/บัญชีสำคัญในรูปอิเล็กทรอนิกส์และไม่ต้องทำกระดาษซ้ำเมื่อเข้าเงื่อนไข
• ระบบ/อีเมลกลาง — ผลสำคัญ: ส่วนราชการต้องมีระบบ หรืออย่างน้อยมีอีเมลกลางสำหรับรับ–ส่ง
• เวลาและตอบรับ — ผลสำคัญ: ระบบต้องแสดงเวลา ผู้ส่งตรวจผล และผู้รับตอบรับ
• Backup/Format — ผลสำคัญ: สำรองอย่างน้อยอีกแห่ง และกำหนดรูปแบบ/การตั้งชื่อสำหรับเก็บ
• อายุหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ — ผลสำคัญ: โดยปกติเก็บตลอดไป พร้อมข้อยกเว้นการทำลายตามเงื่อนไข

ขอบเขตและคำนิยามที่ต้องอ่านตรงตัวบท

• ส่วนราชการ — สาระโดยย่อ: กระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน หรือหน่วยงานอื่นของรัฐตามนิยาม ทั้งส่วนกลาง ภูมิภาค ท้องถิ่น/ต่างประเทศ และรวมคณะกรรมการ
• หนังสือ — สาระโดยย่อ: หนังสือราชการ
• หนังสือราชการ — สาระโดยย่อ: เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการตามรายการในระเบียบ ไม่จำกัดเฉพาะกระดาษ
• ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ — สาระโดยย่อ: การรับส่งและเก็บข้อมูล/หนังสือผ่านวิธีอิเล็กทรอนิกส์ รวมช่องทางตามนิยาม
• หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ — สาระโดยย่อ: หนังสือราชการที่จัดทำและได้รับ ส่ง หรือเก็บด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
• หน่วยงานสารบรรณกลาง — สาระโดยย่อ: จุดกลางรับ–ส่ง ลงทะเบียน กระจาย และเก็บหลักฐานของส่วนราชการ
• เจ้าของเรื่อง — สาระโดยย่อ: หน่วยงาน/เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบสาระและดำเนินเรื่อง ไม่ใช่ผู้ถือกรรมสิทธิ์เอกสาร

หนังสือราชการโดยแกนหลักครอบคลุม

• หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
• หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก
• หนังสือที่หน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
• เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
• เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
• ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ตามนิยาม/ฉบับแก้ไข

หนังสือราชการ 6 ชนิด

• 1. หนังสือภายนอก — ใช้/กลุ่มย่อย: แบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการถึงหน่วยงาน/บุคคลภายนอก
• 2. หนังสือภายใน — ใช้/กลุ่มย่อย: แบบพิธีน้อยกว่า ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
• 3. หนังสือประทับตรา — ใช้/กลุ่มย่อย: ใช้ตราแทนการลงชื่อในเรื่อง/อำนาจที่ระเบียบอนุญาต
• 4. หนังสือสั่งการ — ใช้/กลุ่มย่อย: คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
• 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ — ใช้/กลุ่มย่อย: ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
• 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ — ใช้/กลุ่มย่อย: หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น