สารบัญ7 หัวข้อหลัก
- 1.บทที่ 1 ความหมาย ขอบเขต และพัฒนาการของงานสารบรรณ
- 2.บทที่ 2 ชนิดของหนังสือราชการและหน้าที่ของแต่ละแบบ
- 3.บทที่ 3 การจัดทำ รูปแบบ สำเนา และชั้นความเร็ว
- 4.บทที่ 4 วงจรรับ ส่ง ลงทะเบียน และติดตาม
- 5.บทที่ 5 การเก็บรักษา การยืม จดหมายเหตุ และการทำลาย
- 6.บทที่ 6 ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และความมั่นคงของหลักฐาน
- 7.บทที่ 7 การรับส่งหนังสือด้วยอีเมลกลาง
บทที่ 1 ความหมาย ขอบเขต และพัฒนาการของงานสารบรรณ
งานสารบรรณคือระบบบริหารเอกสารตลอดวงจร ตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย คำว่า “หนังสือ” ในระเบียบหมายถึงหนังสือราชการ ส่วนหนังสือราชการมิได้จำกัดเฉพาะกระดาษที่หน่วยงานลงนามส่งถึงกัน แต่รวมเอกสารที่ส่วนราชการมีถึงหน่วยงานหรือบุคคลภายนอก เอกสารจากภายนอกที่ส่วนราชการรับไว้ เอกสารที่ทางราชการจัดทำเป็นหลักฐาน เอกสารที่จัดทำตามกฎหมายหรือระเบียบ และข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ แก่นของงานจึงอยู่ที่การทำให้ข้อความราชการมีผู้รับผิดชอบ มีร่องรอย และค้นคืนได้ตลอดอายุของเรื่อง
ระเบียบใช้แก่ส่วนราชการทั้งส่วนกลาง ส่วนภูมิภาค ส่วนท้องถิ่น หน่วยงานของรัฐในต่างประเทศ และคณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการ หากส่วนราชการจำเป็นต้องกำหนดวิธีนอกเหนือจากระเบียบ ต้องทำความตกลงกับผู้รักษาการตามระเบียบ แต่เมื่อกฎหมายหรือระเบียบด้านความมั่นคงและความลับกำหนดวิธีเฉพาะไว้ ต้องปฏิบัติตามกติกาเฉพาะนั้นก่อน ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีเป็นผู้รักษาการ มีอำนาจตีความ วินิจฉัยปัญหา ปรับปรุงภาคผนวก จัดทำคำอธิบาย และดำเนินการฝึกอบรม ทำให้การใช้แบบและวิธีเดียวกันทั่วราชการมีศูนย์กลางรับผิดชอบอย่างชัดเจน
พัฒนาการของระเบียบสะท้อนการเปลี่ยนจากระบบกระดาษไปสู่ระบบดิจิทัล ฉบับแก้ไขครั้งที่สองรับรองการรับส่งผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพิ่มสื่อกลางบันทึกข้อมูล และปรับหลักเก็บรักษากับการส่งมอบจดหมายเหตุ ฉบับแก้ไขครั้งที่สามปรับคุณสมบัติผู้รับรองสำเนาและกรรมการทำลายให้ตรงกับโครงสร้างตำแหน่งปัจจุบัน ส่วนฉบับแก้ไขครั้งที่สี่กำหนดให้การติดต่อราชการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เพิ่มหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ อีเมลกลาง การสำรองข้อมูล และหลักปฏิบัติเมื่อระบบหรือการส่งขัดข้อง
หนังสืออิเล็กทรอนิกส์คือหนังสือราชการที่จัดทำ ได้รับ ส่ง หรือเก็บรักษาด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ครอบคลุมการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลหรือหนังสือผ่านวิธีอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งอีเมลที่ส่วนราชการจัดให้และระบบสื่อสารอื่นที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด แม้สื่อเปลี่ยนไป คุณสมบัติของหลักฐานยังเหมือนเดิม คือระบุได้ว่าใครสร้างหรือรับ เมื่อใด เรื่องใด ส่งต่อให้ใคร และมีการดำเนินการอย่างไร การยืนยันตัวตน เลขทะเบียน เวลาในระบบ และสำเนาที่เก็บจึงเข้ามาทำหน้าที่แทนลายมือและร่องรอยบนกระดาษ
วงจรสารบรรณเชื่อมกันเป็นสายเดียว เจ้าของเรื่องสร้างเนื้อหาและตรวจความครบถ้วน ผู้มีอำนาจลงชื่อหรือแสดงความเห็นชอบ หน่วยงานสารบรรณกลางออกเลข ลงทะเบียน รับหรือส่ง และส่งต่อแก่ผู้รับผิดชอบ ระหว่างดำเนินการต้องติดตามเรื่องและรักษาหลักฐาน เมื่อเรื่องเสร็จจึงกำหนดหมวด อายุเก็บ และสถานที่เก็บ หากมีการยืมต้องมีหลักฐานแทนที่เอกสาร และเมื่อครบอายุจึงเข้าสู่การสำรวจ พิจารณาคุณค่าจดหมายเหตุ อนุมัติ และทำลายอย่างควบคุม ความผิดพลาดช่วงใดช่วงหนึ่งจึงกระทบทั้งการสั่งการ การพิสูจน์ และความรับผิดในภายหลัง
บทที่ 2 ชนิดของหนังสือราชการและหน้าที่ของแต่ละแบบ
หนังสือราชการแบ่งเป็นหกชนิดตามหน้าที่ มิใช่แบ่งตามความยาว หนังสือภายนอกใช้ติดต่ออย่างเป็นพิธีระหว่างส่วนราชการ หรือจากส่วนราชการถึงหน่วยงานและบุคคลภายนอก โดยใช้กระดาษตราครุฑ หนังสือภายในเป็นการติดต่อภายในกระทรวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน มีพิธีน้อยกว่าและใช้กระดาษบันทึกข้อความ การเลือกระหว่างสองชนิดจึงดูความสัมพันธ์ของผู้ส่งกับผู้รับและระดับพิธีการ ไม่ใช่เลือกเพราะเรื่องสำคัญหรือไม่สำคัญเพียงอย่างเดียว ทั้งสองแบบต้องมีเลขที่ วันที่ เรื่อง ผู้รับ เนื้อหา ผู้ลงชื่อ และหน่วยงานเจ้าของเรื่องครบตามลักษณะของแบบ
หนังสือประทับตราใช้ตราชื่อส่วนราชการแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยหัวหน้าระดับกองหรือผู้ได้รับมอบหมายลงชื่อย่อกำกับตรา ใช้ได้เฉพาะเรื่องที่ไม่สำคัญ เช่น ขอรายละเอียดเพิ่มเติม ส่งสำเนาหรือสิ่งของ ตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับเรื่องสำคัญหรือการเงิน แจ้งผลงาน เตือนเรื่องค้าง หรือเรื่องที่หัวหน้าระดับกรมกำหนดเป็นคำสั่งให้ใช้ หนังสือชนิดนี้จึงลดพิธีการในงานประจำแต่ไม่ลดความรับผิด เพราะต้องมีผู้รับผิดชอบกำกับตราและมีรายการสำหรับติดตามกลับไปยังเจ้าของเรื่อง
| ชนิดหลัก | กลุ่มย่อยหรือการใช้ |
|---|---|
| หนังสือภายนอก | ติดต่ออย่างเป็นพิธีระหว่างส่วนราชการหรือกับภายนอก |
| หนังสือภายใน | ติดต่อภายในกระทรวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน |
| หนังสือประทับตรา | เรื่องประจำที่ไม่สำคัญ ใช้ตราแทนการลงชื่อเต็ม |
| หนังสือสั่งการ | คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ |
| หนังสือประชาสัมพันธ์ | ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว |
| หนังสือหลักฐาน | หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น |
หนังสือสั่งการมีสามชนิด คำสั่งคือข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ต้องแสดงผู้มีอำนาจ เลขที่ เรื่อง เหตุและอำนาจที่ใช้ ข้อสั่งการ วันออก และผู้ลงชื่อ ระเบียบคือหลักปฏิบัติงานประจำที่ผู้มีอำนาจวางไว้ จะอาศัยอำนาจกฎหมายหรือไม่ก็ได้ ส่วนข้อบังคับเป็นข้อความที่กำหนดขึ้นโดยอาศัยอำนาจกฎหมายโดยตรง ทั้งระเบียบและข้อบังคับจัดเรื่องเป็นข้อ กำหนดชื่อ วันใช้บังคับ และผู้รักษาการ การแยกสามชนิดนี้จึงพิจารณาทั้งผู้ใช้อำนาจ แหล่งอำนาจ และลักษณะผลที่ต้องการให้เกิด
หนังสือประชาสัมพันธ์มีประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ประกาศใช้บอกหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวปฏิบัติ แถลงการณ์ใช้ทำความเข้าใจในกิจการหรือเหตุการณ์ให้ชัดเจนโดยทั่วกัน ส่วนข่าวคือข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ หนังสือกลุ่มสุดท้ายคือหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น หนังสือรับรองรับรองข้อเท็จจริงแก่บุคคลหรือหน่วยงาน รายงานการประชุมบันทึกผู้เข้าร่วม ความเห็นและมติ บันทึกใช้สื่อสารตามสายบังคับบัญชาหรือระหว่างหน่วยงานระดับต่ำกว่ากรม และหนังสืออื่นรองรับหลักฐานเฉพาะรูปแบบ
การจำแนกชนิดหนังสือเป็นจุดตั้งต้นของการทำงาน เพราะแต่ละชนิดกำหนดกระดาษ แบบ รายการ ผู้ลงชื่อ และขอบการใช้ต่างกัน แต่ทุกชนิดมีหน้าที่ร่วมกันคือทำให้สาระและอำนาจปรากฏเป็นหลักฐาน หนังสือภายนอกและภายในรองรับการติดต่อทั่วไป หนังสือประทับตราลดขั้นตอนเรื่องประจำ หนังสือสั่งการทำให้คำสั่งหรือกติกาเกิดผล หนังสือประชาสัมพันธ์สื่อสารต่อสาธารณะ และหนังสือหลักฐานบันทึกข้อเท็จจริงหรือการดำเนินงาน การตั้งชื่อชนิดถูกต้องจึงช่วยให้ผู้อ่านตีความสถานะของข้อความได้ตั้งแต่เห็นรูปแบบ
เนื้อหาสรุปนี้จัดทำขึ้นเพื่อการศึกษาส่วนบุคคล ห้ามคัดลอก ทำซ้ำ หรือนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้าโดยไม่ได้รับอนุญาต