ความรู้เกี่ยวกับระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกเงินจากคลัง การรับเงิน การจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน

หน่วยงานผู้เบิกในส่วนกลางส่งข้อมูลคำขอเบิกในระบบไปยังกรมบัญชีกลาง ส่วนหน่วยงานผู้เบิกที่มีสำนักงานในภูมิภาคส่งไปยังสำนักงานคลังจังหวัด หัวหน้าหน่วยงานผู้เบิกหรือผู้ได้รับมอบหมายเป็นผู้เบิกและอนุมัติจ่ายตรงแก่เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงิน เจ้าของงบประมาณอาจมอบหมายหน่วยงานผู้เบิกอื่นให้เบิกแทนได้ตามหลักเกณฑ์ที่กระทรวงการคลังกำหนด จึงต้องตรวจทั้งเจ้าของงบ ผู้เบิก และผู้อนุมัติในแต่ละรายการ การขอเบิกทุกกรณีต้องระบุวัตถุประสงค์ที่จะนำเงินไปจ่าย และเงินที่เบิกเพื่อการใดต้องนำไปจ่ายเฉพาะการนั้น การได้รับเงินจากคลังไม่ทำให้หน่วยงานพ้นหน้าที่ตรวจสอบฐานอำนาจ รายการ วงเงิน ผู้มีสิทธิ และหลักฐาน หน่วยงานจะจ่ายหรือก่อหนี้ผูกพันได้เฉพาะที่กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง มติคณะรัฐมนตรี หรือความตกลงกับกระทรวงการคลังให้อำนาจไว้เท่านั้น

เมื่อกฎหมายกำหนดให้หักภาษี ณ ที่จ่าย หน่วยงานผู้เบิกต้องบันทึกภาษีเป็นรายได้แผ่นดินในคำขอเบิกด้วย เว้นแต่ได้หักไว้แล้ว การควบคุมจึงต้องตรวจฐานภาษี อัตรา ผู้มีหน้าที่หัก ยอดสุทธิที่เจ้าหนี้ได้รับ และยอดภาษีที่นำส่งให้สัมพันธ์กัน การบันทึกยอดจ่ายเต็มโดยละเลยภาษีหรือหักซ้ำอาจทำให้ข้อมูลบัญชี รายงานภาษี และจำนวนเงินที่ชำระแก่เจ้าหนี้คลาดเคลื่อน ระเบียบฉบับที่ 2 พ.ศ. 2563 แก้ไขข้อ 20 ให้หน่วยงานผู้เบิกเปิดบัญชีเงินฝากกับธนาคารที่เป็นรัฐวิสาหกิจ หรือธนาคารที่กองทุนเพื่อการฟื้นฟูและพัฒนาระบบสถาบันการเงินถือหุ้นเกินกึ่งหนึ่ง สำหรับเงินงบประมาณหนึ่งบัญชีและเงินนอกงบประมาณหนึ่งบัญชี ต้องส่งข้อมูลบัญชีหรือข้อมูลของเจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิในกรณีจ่ายตรงให้กรมบัญชีกลางสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย ตรวจคำขอเบิกก่อนส่ง และตรวจผลจ่ายจากรายงานในระบบ

หลักการเบิกจากคลังคือหนี้ต้องถึงกำหนดชำระหรือใกล้ถึงกำหนดจ่าย จึงเบิกไปชำระผู้มีสิทธิได้ สำหรับสัญญาซื้อ จ้าง หรือเช่า ต้องพิจารณาเงื่อนไขส่งมอบ การตรวจรับ และหลักฐานรับรองสิทธิเรียกร้องก่อนส่งคำขอเบิก การกันวงเงินหรือมีสัญญาเพียงอย่างเดียวไม่เท่ากับเกิดสิทธิรับเงินครบถ้วน และการรีบเบิกก่อนหนี้พร้อมอาจทำให้เงินค้างบัญชีของส่วนราชการโดยไม่จำเป็น ค่าใช้จ่ายที่เกิดในปีงบประมาณใดโดยหลักต้องเบิกจากงบประมาณรายจ่ายของปีนั้น หากมีเหตุจำเป็นและเบิกไม่ทัน อาจเบิกจากปีถัดไปได้ตามเงื่อนไขโดยต้องไม่ก่อหนี้เกินวงเงินที่ได้รับอนุมัติ การพิจารณาค่าใช้จ่ายค้างเบิกข้ามปีต้องแยกจากเงินกันไว้เบิกเหลื่อมปี ค่าใช้จ่ายที่ถือเป็นรายจ่ายเมื่อได้รับแจ้งให้ชำระ และรายการงบกลางที่มีกฎเฉพาะ เพราะแต่ละฐานใช้หลักฐานและการรับรองไม่เหมือนกัน

สำหรับการซื้อทรัพย์สิน จ้างทำของ หรือเช่าทรัพย์สินตามกฎหมายจัดซื้อจัดจ้าง เมื่อมีใบสั่งซื้อ ใบสั่งจ้าง สัญญา หรือข้อตกลงวงเงินตั้งแต่ 5,000 บาทขึ้นไป ระเบียบกำหนดให้จัดทำใบสั่งในระบบเพื่อจองงบประมาณ และโดยหลักกรมบัญชีกลางจ่ายตรงเข้าบัญชีเจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิ ส่วนราชการต้องขอเบิกโดยเร็วและอย่างช้าไม่เกินห้าวันทำการนับแต่ตรวจรับถูกต้องหรือได้รับแจ้งจากหน่วยงานย่อย เมื่อไม่มีใบสั่งซื้อ ใบสั่งจ้าง หรือสัญญา หรือมีเอกสารดังกล่าวแต่วงเงินต่ำกว่า 5,000 บาท ส่วนราชการไม่ต้องจัดทำใบสั่งในระบบตามเกณฑ์นี้ กรมบัญชีกลางอาจจ่ายเข้าบัญชีเงินฝากของส่วนราชการเพื่อให้จ่ายต่อ หรือจ่ายตรงแก่เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิก็ได้ตามประเภทคำขอ การไม่ต้องสร้างใบสั่งในระบบไม่ยกเว้นกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง การตรวจรับ การอนุมัติ และหลักฐานการจ่ายที่กฎหมายอื่นกำหนด

รายการที่มิใช่การซื้อทรัพย์สิน จ้างทำของ หรือเช่าทรัพย์สิน โดยหลักกรมบัญชีกลางจ่ายตรงแก่เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิ แต่ค่าบริการสาธารณูปโภคบางกรณีที่มีเงินสมทบ และเงินสวัสดิการ ค่าตอบแทน หรือรายการที่กระทรวงการคลังกำหนด อาจจ่ายเข้าบัญชีส่วนราชการเพื่อโอนต่อผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ การเลือกวิธีจ่ายจึงพิจารณาประเภทค่าใช้จ่ายและหลักเกณฑ์เฉพาะ มิใช่เลือกตามความสะดวกของหน่วยงาน