สารบัญ6 หัวข้อหลัก
- 1.บทที่ 1 หนังสือราชการในฐานะเครื่องมือบริหารและหลักฐาน
- 2.บทที่ 2 เลือกชนิดและแบบให้ตรงความสัมพันธ์กับหน้าที่
- 3.บทที่ 3 จากการตัดสินใจที่ต้องการสู่โครงหนังสือที่ครบเหตุผล
- 4.บทที่ 4 ภาษาราชการที่ชัด กระชับ สุภาพ และอ่านแล้วทำได้
- 5.บทที่ 5 การตรวจ ออกเลข ลงนาม และส่งในระบบอิเล็กทรอนิกส์
- 6.บทที่ 6 วงจรรับ ติดตาม เก็บ แก้ไข และรักษาความน่าเชื่อถือของหลักฐาน
บทที่ 1 หนังสือราชการในฐานะเครื่องมือบริหารและหลักฐาน
ฐานสำคัญของวิชานี้คือระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ซึ่งครอบคลุมการจัดทำ รับ ส่ง เก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ คำว่า “หนังสือราชการ” มีความหมายกว้างกว่าเอกสารที่ส่วนราชการเป็นผู้ส่ง เพราะเน้นการเป็นหลักฐานในราชการ จึงรวมทั้งการติดต่อระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่รัฐมีถึงหน่วยงานอื่นหรือบุคคลภายนอก หนังสือจากภายนอกที่เข้ามาอยู่ในกระบวนงานของรัฐ และเอกสารที่จัดทำหรือรับไว้ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ เอกสารจึงต้องพิจารณาจากผู้สร้าง ผู้ส่ง ผู้รับ วัตถุประสงค์ และบทบาทเชิงหลักฐาน ไม่ใช่ตัดสินจากตราครุฑ ภาษาสุภาพ หรือการอยู่บนกระดาษเพียงอย่างเดียว
หนังสือราชการทำหน้าที่พร้อมกันหลายมิติ ในมิติการบริหาร หนังสือบอกข้อมูล มอบหมาย ประสาน ขอความเห็น หรือเสนอให้ตัดสิน ในมิติกฎหมาย หนังสืออาจแสดงการใช้อำนาจ รับรองข้อเท็จจริง แจ้งผล หรือเป็นหลักฐานว่าผู้เกี่ยวข้องได้รับโอกาสและข้อมูลใด ในมิติความรับผิด หนังสือทำให้รู้ว่าใครเสนอ ใครตรวจ ใครอนุมัติ ใครได้รับ และดำเนินการเมื่อใด ส่วนในมิติความทรงจำขององค์กร หนังสือเก็บเหตุผลกับบริบทให้ผู้มารับงานภายหลังเข้าใจการตัดสินใจเดิม ร่องรอยตรวจสอบหรือ Audit trail จึงต้องต่อเนื่องตั้งแต่จัดทำจนถึงเก็บรักษา คุณภาพมิได้อยู่ที่ความสละสลวยเท่านั้น แต่ขึ้นกับความถูกต้องของข้อเท็จจริง ฐานอำนาจ ความชัดของสิ่งที่ต้องทำ และร่องรอยตลอดเส้นทางเอกสาร
ก่อนเริ่มร่างต้องตอบให้ได้ว่าหนังสือฉบับนี้ต้องการให้เกิดผลใด ผู้รับต้องทราบ ตอบ พิจารณา อนุมัติ อนุญาต เห็นชอบ สั่งการ หรือดำเนินการอะไร คำเหล่านี้ไม่ใช่ถ้อยคำปิดเรื่องที่เลือกแทนกันได้ เพราะผูกกับอำนาจและผลต่างกัน จากนั้นจึงตรวจว่าใครมีอำนาจในเนื้อหา ใครควรลงนาม ผู้รับเป็นบุคคลหรือตำแหน่งใด มีเรื่องเดิมหรือกฎหมายใดเกี่ยวข้อง ต้องใช้ข้อมูลหรือเอกสารประกอบอะไร และกำหนดเวลาเกิดจากฐานใด หากยังตอบคำถามเหล่านี้ไม่ได้ การเลือกแบบหรือเริ่มประโยคด้วยคำราชการย่อมเร็วเกินไป และอาจทำให้เอกสารมีรูปครบแต่ส่งไปยังผู้ที่ตัดสินไม่ได้
ระเบียบงานสารบรรณกำหนดกระบวนงานและแบบเอกสาร แต่ไม่สร้างอำนาจในเนื้อหาที่กฎหมายอื่นไม่ได้ให้ ผู้ร่างจึงต้องแยก “รูปแบบถูก” ออกจาก “ผู้มีอำนาจและสาระชอบ” หนังสือขอความร่วมมือที่ใช้แบบภายนอกอาจยังขอสิ่งที่หน่วยงานไม่มีสิทธิเรียก หนังสือสั่งการที่จัดหน้าตามแบบอาจยังออกโดยผู้ที่ไม่ได้รับมอบอำนาจ และบันทึกขออนุมัติที่มีสิ่งส่งครบอาจยังขาดข้อมูลให้วินิจฉัย ความสามารถในการเขียนจึงรวมการรู้ขอบเขตตนเอง การส่งให้ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย งบประมาณ เทคนิค หรือข้อมูลตรวจตามความเสี่ยง และการไม่ใช้ความเป็นทางการของเอกสารกลบช่องว่างของเหตุผล
ระเบียบฉบับแก้ไขด้านอิเล็กทรอนิกส์ทำให้สื่อเปลี่ยนจากกระดาษไปสู่ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรือไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางเป็นหลักภายใต้เงื่อนไขที่กำหนด แต่หลักฐานมิได้ลดความสำคัญ ระบบต้องยืนยันผู้ส่ง ผู้รับ อำนาจ เวลา เลขทะเบียน ความครบของไฟล์และสิ่งส่ง รวมถึงการส่งสำเร็จ การเข้าถึง การรักษาความลับ และการเก็บฉบับที่มีผล การสแกนลายมือชื่อหรือกดส่งจากบัญชีส่วนบุคคลไม่ได้ทำให้ทุกกรณีสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ หนังสือดิจิทัลที่ดีจึงต้องมีทั้งสารที่ชัดและ Metadata ที่ทำให้พิสูจน์เส้นทางได้ หลักคิดนี้เป็นฐานของทุกบทต่อไป ตั้งแต่การเลือกชนิดจนถึงการแก้เอกสารหลังส่ง
บทที่ 2 เลือกชนิดและแบบให้ตรงความสัมพันธ์กับหน้าที่
หนังสือราชการแบ่งเป็นหกชนิดใหญ่ ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คำว่า “หนังสือขอ” “หนังสือแจ้ง” “หนังสือเสนอ” หรือ “หนังสือรายงาน” อาจบอกวัตถุประสงค์ แต่ไม่ใช่ชนิดใหญ่เพิ่มขึ้นใหม่ หนังสือที่มีเนื้อหาเป็นการขออาจใช้แบบภายนอกเมื่อส่วนราชการหนึ่งติดต่ออีกส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก หรือใช้หนังสือภายในเมื่ออยู่ในขอบเขตภายในตามระเบียบ ผู้ร่างจึงต้องแยกหน้าที่เชิงเนื้อหาออกจากชื่อชนิด แล้วจึงเลือกแบบที่สอดคล้องกับผู้ส่ง ผู้รับ และผลของเรื่อง
| ชนิดหนังสือ | หน้าที่และลักษณะสำคัญ | จุดพิจารณาก่อนเลือกใช้ |
|---|---|---|
| หนังสือภายนอก | ติดต่อราชการแบบพิธีระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นและบุคคลภายนอก | ตรวจผู้รับ แบบกระดาษตราครุฑ รายการ อำนาจลงนาม และช่องทางส่ง |
| หนังสือภายใน | ติดต่อภายในขอบเขตกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน โดยใช้แบบบันทึกข้อความ | ตรวจโครงสร้างหน่วยจริง ผู้เสนอ ผู้ตัดสิน และอย่าสับสนชื่อแบบกับชนิดใหม่ |
| หนังสือประทับตรา | ใช้ตราชื่อส่วนราชการแทนการลงชื่อหัวหน้าระดับที่กำหนด เฉพาะเรื่องไม่สำคัญตามกรณีที่อนุญาต | ตรวจความสำคัญ เรื่องการเงินหรือสิทธิ คำสั่งมอบหมาย และผู้ลงชื่อย่อกำกับตรา |
| หนังสือสั่งการ | ประกอบด้วยคำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ ใช้กำหนดการปฏิบัติภายใต้ฐานอำนาจ | ตรวจอำนาจ ขอบเขต ผู้ถูกบังคับ วันใช้ ความขัดกับกฎที่สูงกว่า และความเป็นไปได้ |
| หนังสือประชาสัมพันธ์ | ประกอบด้วยประกาศ แถลงการณ์ และข่าว เพื่อประกาศ ชี้แจง หรือเผยแพร่ต่อสาธารณะ | แยกการแจ้งข่าวจากการใช้อำนาจ และรักษาฐาน ผล สิทธิ วันใช้ กับช่องทางให้ครบ |
| หนังสือที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน | ครอบคลุมหนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่นที่มีบทบาทเป็นหลักฐาน | ตรวจสิ่งที่รับรอง วิธีรับรอง ความถูกต้องของข้อเท็จจริง และการเชื่อมกับกระบวนงาน |
หนังสือภายนอกเป็นแบบพิธีและใช้กระดาษตราครุฑ รายการสำคัญทำให้ระบุตัวหนังสือ เจ้าของ วัน เรื่อง ผู้รับ เรื่องที่อ้าง สิ่งที่ส่ง เนื้อหา ผู้ลงนาม เจ้าของเรื่อง และช่องติดต่อได้ หนังสือภายในมีพิธีน้อยกว่าและใช้กระดาษบันทึกข้อความ แต่คำว่า “บันทึกข้อความ” เป็นชื่อแบบของหนังสือภายใน มิใช่หนังสือชนิดที่เจ็ด การเลือกภายในต้องดูขอบเขตตามระเบียบกับโครงสร้างส่วนราชการจริง ไม่ใช้ความสนิทของผู้ติดต่อหรือตำแหน่งสูงต่ำเป็นสูตร ส่วนหนังสือเวียนคือวิธีกระจายใจความเดียวถึงผู้รับจำนวนมากและยังคงมีชนิดพื้นฐานของตน ผลบังคับไม่ได้เกิดจากเครื่องหมายเวียนเพียงอย่างเดียว
หนังสือประทับตราใช้เพื่อความคล่องตัวในเรื่องไม่สำคัญตามกรณีที่ระเบียบหรือคำสั่งกำหนด เช่น ขอรายละเอียดเพิ่ม ส่งสำเนาหรือเอกสาร ตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวเรื่องสำคัญหรือการเงิน แจ้งผลงานที่ทำแล้ว หรือเตือนเรื่องค้าง หนังสือนี้ยังต้องใช้แบบและกระดาษตราครุฑ มีตราชื่อส่วนราชการและลายมือชื่อย่อของผู้รับผิดชอบตามอำนาจ จึงไม่ใช่ทางลัดให้เจ้าหน้าที่ออกหนังสือเองทุกเรื่อง หากการขอสร้างภาระ ผูกพันงบ กระทบสิทธิ หรือมีนัยสำคัญ ต้องกลับไปใช้ชนิดและผู้ลงนามที่เหมาะ แม้ถ้อยคำจะเรียกว่า “ขอความร่วมมือ” ก็ตาม
หนังสือสั่งการประกอบด้วยคำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ ซึ่งมีหน้าที่และฐานต่างกัน คำสั่งมุ่งให้ปฏิบัติในเรื่องตามอำนาจ ระเบียบวางหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ส่วนข้อบังคับกำหนดหลักเกณฑ์โดยอาศัยฐานที่เกี่ยวข้อง ผู้ร่างต้องทำให้รู้ว่าใครต้องทำอะไร ตั้งแต่เมื่อใด ภายใต้เงื่อนไขใด และรายงานหรือขอยกเว้นอย่างไร หนังสือประชาสัมพันธ์ประกอบด้วยประกาศ แถลงการณ์ และข่าว แต่ชื่อ “ประกาศ” ไม่ได้ทำให้ข้อความทุกฉบับเป็นกฎหมายลำดับรอง ต้องดูอำนาจและเนื้อหา ขณะที่หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และเอกสารอื่นในกลุ่มหลักฐานต้องรักษาความตรงของข้อเท็จจริงและวิธีรับรองมากกว่าการเลียนแบบถ้อยคำของหนังสือภายนอก
วิธีเลือกชนิดที่มั่นคงคือถามตามลำดับว่าเอกสารทำหน้าที่ติดต่อ สั่ง เผยแพร่ หรือบันทึกหลักฐาน ผู้ส่งกับผู้รับอยู่ในความสัมพันธ์ใด เรื่องมีความสำคัญและผลทางกฎหมายเพียงใด ใครมีอำนาจ และแบบใดรองรับ จากนั้นจึงตรวจชั้นความเร็ว ชั้นความลับ ช่องทาง และการแจกจ่ายเป็นอีกชั้นหนึ่ง ชั้นความเร็วไม่ใช่ชนิดหนังสือ หนังสือเวียนไม่ใช่ระดับอำนาจ และการส่งอิเล็กทรอนิกส์ไม่ลบหน้าที่ใช้แบบกับตรวจอำนาจ การแยกมิติเหล่านี้ทำให้ไม่หลงตัวเลือกที่นำคำถูกจากคนละระบบมาปะกัน และช่วยให้แบบที่เลือกสนับสนุนผลของเรื่องจริง
เนื้อหาสรุปนี้จัดทำขึ้นเพื่อการศึกษาส่วนบุคคล ห้ามคัดลอก ทำซ้ำ หรือนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้าโดยไม่ได้รับอนุญาต