บทที่ 1 ขอบเขตของระเบียบและภาษาที่กำหนดความรับผิด
ระเบียบฉบับนี้เกิดจากการนำมติคณะรัฐมนตรีที่กระจัดกระจายเกี่ยวกับการทำสัญญา การชดใช้เงิน และการผ่อนผันกรณีรับทุน ลาศึกษา ฝึกอบรม ปฏิบัติการวิจัย หรือไปปฏิบัติงานในองค์การระหว่างประเทศ มาจัดเป็นมาตรฐานเดียวกัน ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศในราชกิจจานุเบกษาเมื่อวันที่ 25 พฤศจิกายน 2548 แกนของระเบียบจึงไม่ใช่การกำหนดสิทธิลาโดยตรง แต่เป็นการจัดความสัมพันธ์หลังรัฐลงทุนหรือยอมให้บุคลากรออกไปพัฒนาตน ตั้งแต่ก่อนเดินทาง ระหว่างดำเนินกิจกรรม การกลับเข้ารับราชการ ไปจนถึงความรับผิดเมื่อไม่ปฏิบัติตามสัญญา
คำว่า “ทุน” หมายถึงเงินที่ผู้รับทุนหรือผู้ลาได้รับจากทางราชการหรือเจ้าของทุนเพื่อการศึกษา ฝึกอบรม วิจัย หรือปฏิบัติงานระหว่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นเงินงบประมาณหรือเงินอื่น รวมถึงเงินที่รัฐบาลต่างประเทศ องค์การระหว่างประเทศ นิติบุคคล หรือบุคคลมอบแก่รัฐบาลหรือส่วนราชการแล้วรัฐตกลงรับไว้ แต่ไม่รวมเงินเดือน เงินประจำตำแหน่ง และเงินช่วยเหลือจากทางราชการในลักษณะเดียวกัน การแยกทุนออกจากเงินเดือนสำคัญต่อการคำนวณ เพราะเมื่อผิดสัญญาอาจต้องรวบรวมทั้งเงินทุนและเงินที่ทางราชการจ่ายช่วยเหลือ โดยแต่ละส่วนยังคงมีฐานที่มาต่างกัน
“ส่วนราชการ” ในระเบียบครอบคลุมกระทรวง ทบวง กรม และหน่วยที่เทียบเท่าหรือไม่มีฐานะเป็นกรมแต่มีหัวหน้าเทียบเท่าอธิบดี ตราบเท่าที่อยู่ในบังคับบัญชาหรือกำกับดูแลของฝ่ายบริหาร ส่วน “หน่วยงานอื่นของรัฐ” คือหน่วยงานของรัฐที่มิใช่ส่วนราชการ เช่น หน่วยงานอิสระ หน่วยงานในกำกับ และองค์การมหาชน โดยไม่นับรัฐวิสาหกิจกับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น คำว่า “รับราชการ” และ “ออกจากราชการ” ถูกขยายให้รวมการปฏิบัติงานหรือออกจากงานในหน่วยงานอื่นของรัฐด้วย จึงรองรับการรับช่วงภาระเมื่อผู้ผูกพันย้ายออกจากส่วนราชการเดิมตามเงื่อนไข
ระเบียบแยก “ระยะเวลาที่ต้องรับราชการชดใช้” ซึ่งหมายถึงจำนวนวันทั้งหมดตามสัญญา ออกจาก “ระยะเวลาที่ยังต้องรับราชการชดใช้” ซึ่งเป็นส่วนที่เหลือหลังหักวันที่ชดใช้แล้ว ภาษาสองชุดนี้ทำให้การคำนวณไม่หยุดอยู่ที่คำว่าเรียนกี่ปีหรือกลับมาทำงานกี่ปี แต่ต้องแปลงช่วงเวลาเป็นวันและตรวจยอดคงเหลือในวันที่เกิดเหตุ เมื่อมีหลายสัญญายิ่งต้องรู้ว่าวันที่ทำงานถูกนำไปหักกับสัญญาใดก่อน เพราะยอดวันคงเหลือเป็นตัวคูณสำคัญของจำนวนเงินที่ต้องคืน
ขอบเขตยังมีข้อยกเว้นชัดเจน ได้แก่ ข้าราชการในสังกัดกระทรวงกลาโหมหรือผู้รับทุนจากกระทรวงกลาโหม บุคลากรของหน่วยที่มีอำนาจออกระเบียบและหลักเกณฑ์เรื่องสัญญากับการชดใช้เงินได้เอง และการดูงานซึ่งมิได้เป็นส่วนหนึ่งของการศึกษาหรือฝึกอบรม ผู้รักษาการตามระเบียบมีอำนาจตีความ วินิจฉัยปัญหา กำหนดวิธีปฏิบัติ และยกเว้นการปฏิบัติตามระเบียบ การพิจารณากรณีจริงจึงต้องเริ่มจากฐานะของหน่วยงาน ประเภทกิจกรรม และอำนาจออกหลักเกณฑ์เฉพาะ ก่อนจะสรุปว่าต้องใช้แบบสัญญาและวิธีชดใช้ตามระเบียบนี้หรือไม่
บทที่ 2 จากการอนุมัติสู่สัญญาและหลักประกัน
เมื่อกิจกรรมอยู่ในขอบเขต ผู้รับทุนหรือผู้ลาโดยหลักต้องทำสัญญากับส่วนราชการ รับรองว่าจะกลับมารับราชการ และจัดให้มีผู้ค้ำประกันตามหลักเกณฑ์ สัญญาจึงเป็นจุดที่เงื่อนไขทั่วไปของระเบียบถูกแปลงเป็นหน้าที่เฉพาะบุคคล ทั้งสถานที่ ระยะเวลา ประเภททุน ระยะเวลาชดใช้ เบี้ยปรับ และเหตุผิดสัญญาต้องอ่านจากเอกสารที่ลงนามจริง การอนุมัติให้ไปศึกษาเพียงอย่างเดียวไม่แทนสัญญา และการมีสัญญาโดยไม่มีคำสั่งอนุญาตหรือหลักฐานการจ่ายเงินก็ยังไม่พอสำหรับคำนวณหนี้ให้ถูกต้อง
กรณีที่ต้องทำสัญญาครอบคลุมการรับทุนจากส่วนราชการเพื่อกลับมารับราชการตามความต้องการของหน่วย การรับทุนของข้าราชการเมื่อเจ้าของทุนกำหนดสัญญาแยกจากสัญญาลา การไปศึกษา ฝึกอบรม หรือวิจัยในต่างประเทศ การศึกษาภายในประเทศตามหลักเกณฑ์ของ ก.พ. หรือหลักเกณฑ์เฉพาะของส่วนราชการ การไปปฏิบัติงานในองค์การระหว่างประเทศ และการฝึกอบรมภายในประเทศที่ยาวเกินหกเดือนพร้อมมีค่าใช้จ่ายของส่วนราชการเกินห้าหมื่นบาท เงื่อนไขระยะเวลากับวงเงินในกรณีสุดท้ายต้องครบทั้งคู่จึงเข้าเกณฑ์นี้
มิใช่ทุกกิจกรรมพัฒนาบุคลากรต้องสร้างภาระสัญญา ระเบียบยกเว้นการศึกษาและฝึกอบรมในหลักสูตรที่กำหนดเพื่อประโยชน์แก่การแต่งตั้งในระดับสูงขึ้นหรือเพิ่มพูนศักยภาพตามที่ ก.พ. กำหนดหรือรับรอง และการศึกษาในวิทยาลัยป้องกันราชอาณาจักร ข้อยกเว้นนี้ต้องอ่านอย่างจำกัดตามประเภทหลักสูตร ไม่ควรขยายไปถึงการฝึกอบรมระยะสั้นทุกชนิดหรือสรุปว่ากิจกรรมที่ไม่มีทุนไม่ต้องทำสัญญาเสมอ เพราะการลาหรือค่าใช้จ่ายของรัฐอาจทำให้กิจกรรมนั้นเข้าเงื่อนไขอื่นได้
ผู้ค้ำประกันถูกจัดลำดับโดยเริ่มจากบิดาหรือมารดา หากไม่มีจึงใช้พี่หรือน้องร่วมบิดาหรือมารดา บุคคลในกลุ่มครอบครัวนี้ไม่ต้องแสดงหลักทรัพย์ หากไม่มีจึงใช้บุคคลอื่นซึ่งแสดงหลักทรัพย์ และเมื่อแสดงหลักทรัพย์ไม่ได้อาจพิจารณาความสามารถชำระหนี้จากฐานะกับรายได้แทน หากตรวจสอบแล้วไม่มีบุคคลตามลำดับจริง ส่วนราชการอาจให้ทำสัญญาโดยไม่มีผู้ค้ำประกันได้ สำหรับการไปปฏิบัติงานในองค์การระหว่างประเทศ สามารถใช้ข้าราชการหรือบุคคลภายนอกที่เชื่อถือได้ โดยเงื่อนไขหลักทรัพย์ต่างกันตามฐานะของผู้ค้ำ
หลักเกณฑ์ปฏิบัติกำหนดแบบสัญญาให้ตรงกับกิจกรรม แยกการไปศึกษา ฝึกอบรมหรือวิจัยต่างประเทศ การศึกษาหรือฝึกอบรมภายในประเทศ และการไปปฏิบัติงานในองค์การระหว่างประเทศ สัญญากับสัญญาค้ำประกันต้องทำอย่างน้อยสองชุดเพื่อให้ผู้ลาและต้นสังกัดถือไว้ฝ่ายละชุด ส่วนสัญญาค้ำประกันต้องดำเนินการเรื่องอากรแสตมป์ให้ถูกต้อง แบบสัญญายังแสดงว่าการขยายเวลา การรายงานผล การกลับมารายงานตัว การเปลี่ยนผู้ค้ำ และการหักเงินที่พึงได้รับจากทางราชการล้วนสัมพันธ์กับความรับผิด เจ้าหน้าที่จึงต้องตรวจชื่อคู่สัญญา อำนาจผู้ลงนาม วันที่ เอกสารแนบ และความยินยอมของคู่สมรสให้ครบตั้งแต่ต้น การบริหารสัญญาต้องดำเนินต่อเนื่อง มิใช่เก็บเอกสารไว้หลังลงนามแล้วจบ
เนื้อหาสรุปนี้จัดทำขึ้นเพื่อการศึกษาส่วนบุคคล ห้ามคัดลอก ทำซ้ำ หรือนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้าโดยไม่ได้รับอนุญาต