อ่านฟรีได้ 2 จาก 6 หัวข้อ33%
หัวข้อ 1
บทนำ — ความหมายและเป้าหมายของการจัดการสำนักงาน
ความหมายและเป้าหมายของการจัดการสำนักงาน
- Purpose — คำถามที่ผู้จัดการสำนักงานต้องตอบ: สำนักงานสนับสนุนพันธกิจและผู้รับบริการอย่างไร
- People — คำถามที่ผู้จัดการสำนักงานต้องตอบ: ใครมีบทบาท อำนาจ สมรรถนะ ภาระงาน และผู้แทนเมื่อไม่อยู่
- Process — คำถามที่ผู้จัดการสำนักงานต้องตอบ: งานไหลจากต้นทางถึงปลายทางอย่างไร มีจุดคอขวดหรือซ้ำซ้อนตรงไหน
- Information — คำถามที่ผู้จัดการสำนักงานต้องตอบ: ข้อมูลใดเป็นฉบับจริง ใครเข้าถึง แก้ไข อนุมัติ และเก็บนานเท่าใด
- Technology — คำถามที่ผู้จัดการสำนักงานต้องตอบ: ระบบใดช่วยงาน เชื่อมกันหรือไม่ และมีแผนเมื่อระบบล่มหรือไม่
- Place/Environment — คำถามที่ผู้จัดการสำนักงานต้องตอบ: พื้นที่ อุปกรณ์ ความปลอดภัย การเข้าถึง และสุขภาวะเหมาะหรือไม่
- Money/Assets — คำถามที่ผู้จัดการสำนักงานต้องตอบ: งบ พัสดุ ครุภัณฑ์ และสัญญาถูกใช้คุ้มค่าและตรวจสอบได้หรือไม่
- Control — คำถามที่ผู้จัดการสำนักงานต้องตอบ: มีมาตรฐาน ตัวชี้วัด ความเสี่ยง หลักฐาน และการปรับปรุงหรือไม่
เป้าหมายจึงไม่ใช่ให้เอกสารเดินเร็วที่สุดเพียงอย่างเดียว แต่ต้องสมดุล คุณภาพ–เวลา–ต้นทุน–ความเสี่ยง–ประสบการณ์ผู้รับบริการ–ความเป็นธรรม งานที่เร็วแต่ผิดกฎหมาย ข้อมูลรั่ว หรือไม่มีหลักฐานไม่ถือว่ามีประสิทธิผล
| หน้าที่ | งานสำนักงาน |
|---|---|
| Planning | กำหนดเป้าหมาย ปริมาณงาน ระดับบริการ งบ ทรัพยากร ความเสี่ยง และแผนสำรอง |
| Organizing | ออกแบบโครงสร้าง งาน บทบาท Workflow สิทธิ และจุดส่งมอบ |
| Staffing | วิเคราะห์กำลังคน สรรหา มอบหมาย พัฒนา ประเมิน และทำ Succession/Backup |
| Leading | สื่อสาร ตัดสินใจ จูงใจ จัดการความขัดแย้ง และสร้างวัฒนธรรมที่กล้ารายงานปัญหา |
| Controlling | เทียบผลกับมาตรฐาน ตรวจคุณภาพ วิเคราะห์สาเหตุ แก้ไข และติดตามผล |
หน้าที่บริหารและวงจรปรับปรุง
- 1Plan: ระบุปัญหาและเป้าหมาย
- 2Do: ทดลองหรือดำเนินการ
- 3Check: วัดผลและผลข้างเคียง
- 4Act: ทำเป็นมาตรฐานหรือปรับแผน
PDCA ไม่ใช่วงจรที่จบครั้งเดียว เมื่อ Act แล้วต้องเริ่มรอบใหม่จากข้อมูลจริง การแก้เฉพาะอาการโดยไม่หาสาเหตุรากมักทำให้ปัญหากลับมา
โครงสร้าง อำนาจ และการมอบหมาย
- สายบังคับบัญชา — ระบุว่าใครรายงานใครและใครตัดสินใจ; ความเสี่ยง: หลายสายอาจเกิดคำสั่งขัดกัน
- เอกภาพการบังคับบัญชา — บุคคลควรมีผู้บังคับบัญชาหลักที่ชัด; ความเสี่ยง: ไม่เท่ากับห้ามทำงานข้ามหน่วย
- ช่วงการควบคุม — จำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่กำกับได้ขึ้นกับความซับซ้อนและสมรรถนะ; ความเสี่ยง: ไม่มีเลขเดียวที่เหมาะทุกงาน
- รวมอำนาจ — การตัดสินใจอยู่ส่วนกลาง ทำมาตรฐานได้ง่าย; ความเสี่ยง: ช้าและไกลข้อมูลหน้างาน
- กระจายอำนาจ — ให้อำนาจใกล้ผู้ปฏิบัติ/ผู้รับบริการ; ความเสี่ยง: ต้องมีขอบเขต มาตรฐาน และการกำกับ
- Delegation — มอบงานและอำนาจที่จำเป็น แต่ผู้มอบยังต้องกำกับตามหน้าที่; ความเสี่ยง: มอบงานโดยไม่มอบอำนาจหรือทรัพยากร
- Segregation of duties — แยกผู้ขอ ผู้อนุมัติ ผู้รับของ ผู้บันทึก และผู้ตรวจตามความเสี่ยง; ความเสี่ยง: คนเดียวควบคุมธุรกรรมทั้งวงจร
การมอบหมายที่ปฏิบัติได้ต้องระบุ
- ผลส่งมอบและเกณฑ์รับงาน
- ขอบเขตและสิ่งที่ไม่รวม
- ผู้รับผิดชอบ ผู้อนุมัติ และผู้ให้ข้อมูล
- อำนาจ งบ ระบบ และทรัพยากรที่ใช้ได้
- กำหนดเวลา Milestone และลำดับความสำคัญ
- รูปแบบรายงาน เงื่อนไขยกระดับ และผู้แทน
- ข้อจำกัดด้านกฎหมาย ความลับ และผลประโยชน์ทับซ้อน
การออกแบบกระบวนงานและ SOP
- 1Trigger/คำขอ
- 2ตรวจคุณสมบัติและข้อมูล
- 3ประมวลผล
- 4ตรวจสอบ
- 5อนุมัติ
- 6ส่งมอบ
- 7บันทึก/ติดตาม
- 8ปิดและเก็บหลักฐาน
- SIPOC — ใช้ตอบคำถาม: Supplier–Input–Process–Output–Customer คือใคร/อะไร
- Flowchart/Swimlane — ใช้ตอบคำถาม: ขั้นตอน การตัดสินใจ การรอ และเจ้าของแต่ละช่วงอยู่ตรงไหน
- SOP — ใช้ตอบคำถาม: ต้องทำอย่างไร ใครทำ ใช้แบบฟอร์ม/ระบบใด และควบคุมอะไร
- Checklist — ใช้ตอบคำถาม: จุดสำคัญที่ห้ามตกหล่น แต่ไม่แทนวิจารณญาณทั้งหมด
- RACI — ใช้ตอบคำถาม: ใครทำ ใครรับผิดชอบผล ใครให้คำปรึกษา ใครรับทราบ
- Service standard/SLA — ใช้ตอบคำถาม: ผู้รับบริการคาดหวังอะไร ภายในเวลาเท่าใด และหยุดนับเมื่อใด
- Control point — ใช้ตอบคำถาม: จุดใดต้องอนุมัติ กระทบยอด ตรวจคู่ หรือบันทึก Audit trail
- ลดการกรอกข้อมูลซ้ำและใช้แหล่งข้อมูลหลักเท่าที่กฎหมาย/ระบบอนุญาต
- แยกเวลาทำงานจริงออกจากเวลารอ เพื่อเห็นคอขวด
- กำหนด Exception path ไม่บังคับกรณีพิเศษให้หลบระบบ
- ควบคุม Version ของ SOP และสื่อสารวันที่มีผล
- ทดสอบกับผู้ใช้จริง รวมผู้พิการและผู้มีทักษะดิจิทัลต่างกัน
- Automation งานที่ผิดแบบเดิมจะทำให้ผิดเร็วขึ้น จึงต้องแก้ Process ก่อน
การบริหารเวลา ปริมาณงาน และงานค้าง
- Demand — ความหมาย/ข้อควรระวัง: จำนวนงานเข้าแยกประเภทและช่วงเวลา
- Capacity — ความหมาย/ข้อควรระวัง: กำลังทำงานที่ใช้ได้จริงหลังหักประชุม ลา และงานอื่น
- Backlog — ความหมาย/ข้อควรระวัง: งานที่ถึงเวลาวัดแล้วยังไม่เสร็จ ต้องมี Aging
- Lead time — ความหมาย/ข้อควรระวัง: เวลาตั้งแต่รับคำขอถึงส่งมอบ รวมเวลารอ
- Cycle time — ความหมาย/ข้อควรระวัง: เวลาที่ลงมือทำช่วงหนึ่ง นิยามอาจต่างกันจึงต้องระบุ
- First-time-right — ความหมาย/ข้อควรระวัง: งานผ่านครั้งแรก ลดการแก้และส่งกลับ
- On-time rate — ความหมาย/ข้อควรระวัง: สัดส่วนเสร็จตามมาตรฐาน แต่ห้ามเร่งจนคุณภาพลด
- Work in progress — ความหมาย/ข้อควรระวัง: งานที่เปิดพร้อมกันมากเกินไปเพิ่มการสลับงานและเวลารอ
จัดลำดับด้วยผลกระทบ ความเร่งด่วน กฎหมาย ความเสี่ยง และ Dependency ไม่ใช้เพียงเสียงดังหรือผู้ขอก่อนเสมอ งานเร่งด่วนต้องมีเหตุผลและไม่ควรทำลายแผนทั้งหมดโดยไม่มีผู้อนุมัติ
หัวข้อ 2
วงจรชีวิตเอกสารและ Records management
ลำดับการดำเนินงาน
- 1สร้าง/รับ
- 2จำแนกและลงทะเบียน
- 3ใช้และส่งต่อ
- 4ควบคุมฉบับ/สิทธิ
- 5จัดเก็บและค้นคืน
- 6ประเมินอายุ
- 7ทำลายหรือส่งเก็บถาวร
- Document — คำอธิบาย: ข้อมูลที่ใช้ทำงานและอาจแก้ไขได้
- Record — คำอธิบาย: หลักฐานกิจกรรม/การตัดสินใจที่ต้องรักษาความแท้ ความครบ และบริบท
- Metadata — คำอธิบาย: ชื่อเรื่อง ผู้สร้าง วันที่ ประเภท ชั้นสิทธิ Version สถานะ และอายุเก็บ
- Authoritative copy — คำอธิบาย: ฉบับที่องค์กรกำหนดเป็นหลัก ไม่จำเป็นต้องเป็นกระดาษ
- Version control — คำอธิบาย: รู้ว่า Draft/Reviewed/Approved/Obsolete ฉบับใด
- Audit trail — คำอธิบาย: ประวัติว่าใครทำอะไรเมื่อใด โดยป้องกันการแก้ย้อนหลังตามความเสี่ยง
- Retention schedule — คำอธิบาย: กฎอายุเก็บ เหตุเริ่มนับ ผู้อนุมัติ และวิธีสิ้นสุด
- Legal hold — คำอธิบาย: ระงับทำลายเมื่อเกี่ยวกับคดี ตรวจสอบ หรือข้อผูกพัน แม้ครบอายุปกติ
การสแกนไม่ทำให้ต้นฉบับทิ้งได้โดยอัตโนมัติ ต้องดูข้อกำหนดเฉพาะ ความน่าเชื่อถือของกระบวนการ สิทธิผู้ตรวจ และตารางอายุเอกสาร. งานสารบรรณคืองานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่ จัดทำ รับ ส่ง เก็บรักษา ยืม จนถึงทำลาย การจัดการสำนักงานต้องทำให้หนังสือมีเจ้าของ สถานะ เส้นทาง และหลักฐานค้นคืนได้
งานสารบรรณและหนังสือราชการ 6 ชนิด
- 1. หนังสือภายนอก — กลุ่มย่อย/การใช้: แบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ ติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือถึงหน่วยงาน/บุคคลภายนอก
- 2. หนังสือภายใน — กลุ่มย่อย/การใช้: แบบพิธีน้อยกว่า ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
- 3. หนังสือประทับตรา — กลุ่มย่อย/การใช้: ใช้ตราแทนการลงชื่อในเรื่องและโดยผู้มีอำนาจตามที่ระเบียบกำหนด
- 4. หนังสือสั่งการ — กลุ่มย่อย/การใช้: คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
- 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ — กลุ่มย่อย/การใช้: ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
- 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ — กลุ่มย่อย/การใช้: หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น
จึงต้องแยกว่า ‘หนังสือภายใน’ หมายถึงใช้ได้เฉพาะภายในกรมเดียว และจึงต้องแยกชนิดหนังสือกับ ชั้นความเร็ว หรือ ชั้นความลับ ซึ่งเป็นคนละแกนการจำแนก
การรับ–ส่งหนังสือและสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- 1รับจากช่องทางที่กำหนด
- 2ตรวจความครบ/ความปลอดภัย
- 3ลงวันเวลาและทะเบียน
- 4จำแนกเรื่อง/ชั้น/ผู้รับผิดชอบ
- 5เสนอหรือส่งต่อ
- 6ติดตามการปฏิบัติ
- 7ปิดและจัดเก็บ
การรับ–ส่งหนังสือและสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- 1ร่าง
- 2ตรวจเนื้อหา/รูปแบบ/อำนาจ
- 3อนุมัติและลงนาม
- 4ออกเลข/ลงทะเบียนส่ง
- 5ส่งช่องทางถูกต้อง
- 6ตรวจผลส่ง/รับตอบ
- 7เก็บสำเนาและหลักฐาน
สาระจากฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564
- การติดต่อราชการให้ดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เว้นข้อยกเว้นตามระเบียบ
- ส่วนราชการต้องมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรืออย่างน้อยมีอีเมลกลางรับ–ส่งหนังสือ
- ผู้ส่งต้องตรวจผลการส่ง และผู้รับแจ้งตอบรับ; เมื่อได้รับตอบรับแล้วไม่ต้องส่งกระดาษตามอีก
- เวลาที่ปรากฏในระบบใช้ลงทะเบียนเป็นหลักฐานตามกรณี
- หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ต้องสำรองข้อมูลอีกแห่งตามหลักเกณฑ์
- ทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์อาจใช้แทนทะเบียนกระดาษได้ตามระเบียบ
- อีเมลส่วนตัวหรือแชตทั่วไปไม่กลายเป็นสารบรรณทางการเพียงเพราะสะดวก ต้องใช้ช่องทางและวิธียืนยันที่หน่วยงานกำหนด
ชั้นความเร็ว ความลับ และการส่งต่อ
- ด่วนที่สุด — การปฏิบัติ: ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือ
- ด่วนมาก — การปฏิบัติ: ปฏิบัติโดยเร็ว
- ด่วน — การปฏิบัติ: ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่ทำได้
ชั้นความลับให้เป็นไปตามกฎหมาย/ระเบียบด้านการรักษาความลับและความปลอดภัยที่ใช้กับหน่วยงาน ต้องกำหนดผู้มีสิทธิ ช่องทาง ภาชนะ/ระบบ การทำสำเนา การส่งคืน และการทำลายตามชั้น ห้ามอนุมานว่าเรื่อง ‘ด่วนที่สุด’ ต้องเป็น ‘ลับที่สุด’ เพราะความเร็วกับความลับคนละเรื่อง
- ใช้หลัก Need-to-know ไม่ส่งสำเนาให้คนจำนวนมากโดยไม่จำเป็น
- ตรวจผู้รับและไฟล์แนบก่อนกดส่ง โดยเฉพาะ Auto-complete อีเมล
- เมื่อส่งผิด ให้หยุดการกระจาย แจ้งผู้รับให้ลบ/คืน เก็บเหตุการณ์ และรายงานตามช่องทางทันที
- ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลลับไม่ใช่คำเดียวกัน แต่อาจซ้อนกันและต้องใช้กฎทั้งสองชุด
อ่านสรุปฉบับเต็มทุกหัวข้อ
สมาชิก PRO ระบบจะจำหัวข้อที่อ่านค้างไว้ให้ด้วย
เนื้อหาสรุปนี้จัดทำขึ้นเพื่อการศึกษาส่วนบุคคล ห้ามคัดลอก ทำซ้ำ หรือนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้าโดยไม่ได้รับอนุญาต