หลักเกณฑ์กระทรวงการคลังว่าด้วยมาตรฐานและหลักเกณฑ์ปฏิบัติการควบคุมภายในสำหรับหน่วยงานของรัฐ พ.ศ. 2561

การเรียกว่า “กระบวนการ” หมายความว่า การควบคุมต้องแทรกอยู่ในงานปกติและเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง เช่น การแบ่งหน้าที่ผู้ขอซื้อ ผู้อนุมัติ ผู้รับของ และผู้บันทึกบัญชีออกจากกัน การกำหนดสิทธิ์เข้าถึงระบบตามหน้าที่ หรือการกระทบยอดข้อมูลเป็นประจำ หากมีเพียงคู่มือแต่คนทำงานข้ามขั้นตอนจริง ระบบควบคุมย่อมไม่มีประสิทธิผล แม้แฟ้มเอกสารจะดูครบถ้วนก็ตาม

คำว่า “ความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผล” เป็นการยอมรับข้อจำกัดของโลกจริง มนุษย์อาจตัดสินใจผิด บุคคลอาจสมรู้ร่วมคิด ผู้บริหารอาจใช้อำนาจข้ามขั้นตอน หรือการควบคุมบางอย่างอาจมีต้นทุนสูงกว่าความเสียหายที่ต้องการป้องกัน ดังนั้นระบบที่ดีไม่ใช่ระบบที่รับรองว่าจะไม่มีความผิดพลาดเลย แต่เป็นระบบที่ทำให้ความเสี่ยงลดลงสู่ระดับที่องค์กรยอมรับได้ โดยคำนึงถึงต้นทุนและประโยชน์ร่วมกัน

มาตรฐานยังย้ำว่าการควบคุมภายในเกิดขึ้นได้โดยบุคลากรทุกระดับ ไม่ใช่เพียงนโยบาย ระบบงาน คู่มือ หรือแบบฟอร์ม บุคคลเป็นผู้ใช้ข้อมูล ตัดสินใจ อนุมัติ สอบทาน และรายงานความผิดปกติ การควบคุมที่ออกแบบดีจึงต้องทำให้คนเข้าใจหน้าที่ของตน มีอำนาจพอจะปฏิบัติ และรับผิดชอบต่อผลของการปฏิบัตินั้น