เมื่อผู้มีอำนาจลงชื่อหรือเห็นชอบหนังสือที่จะส่งทางอีเมลแล้ว และไม่ได้ใช้ระบบออกเลขอัตโนมัติ ขั้นตอนใดแบ่งบทบาทได้ถูกต้อง
กเจ้าของเรื่องกำหนดเลขทะเบียนส่งเองก่อนเสนอผู้มีอำนาจ แล้วให้สารบรรณกลางตรวจเฉพาะข้อความอีเมลภายหลังลงชื่อ
ขสารบรรณกลางแก้เนื้อหาและให้ความเห็นชอบแทนผู้มีอำนาจ จากนั้นเจ้าของเรื่องส่งออกโดยไม่ลงรายการทะเบียน เพราะถือว่าข้อมูลในกล่องอีเมลเป็นทะเบียนแล้ว
คเจ้าของเรื่องส่งไฟล์ทันทีหลังได้รับความเห็นชอบ แล้วให้สารบรรณกลางกำหนดเลขทะเบียนเมื่อผู้รับตอบกลับอีเมลแล้ว
งเจ้าของเรื่องตรวจหนังสือและสิ่งที่จะส่ง แล้วประสานสารบรรณกลางกำหนดเลขทะเบียนส่ง ลงรายการทะเบียน และนำเลขนั้นลงในหนังสือ
เฉลยอธิบาย
หลังผู้มีอำนาจลงชื่อหรือเห็นชอบ เจ้าของเรื่องต้องตรวจหนังสือและสิ่งที่จะส่ง ก่อนประสานสารบรรณกลางเพื่อกำหนดเลขทะเบียนส่ง ลงทะเบียน และนำเลขไปใส่ในหนังสือ แนวทางที่ให้เจ้าของเรื่องออกเลขเองก่อนอนุมัติจึงผิดทั้งลำดับและบทบาท