ในการจัดโครงการอบรมระยะสั้น หากผู้ประสานงานต้องติดต่อหน่วยงานเจ้าของประมาณ 15 หน่วย เพื่อขอข้อมูล ทรัพยากร และการสนับสนุน วิธีการติดต่อใดต่อไปนี้จะเกิดประสิทธิภาพสูงสุดและประหยัดเวลา
กจัดกลุ่มหน่วยงานตามประเภทงาน เพื่อให้ติดต่อเพียง 3-4 ครั้ง แล้วให้แต่ละกลุ่มเป็นตัวแทนประสานงานกับหน่วยงานอื่นในกลุ่ม
ขส่งหนังสือแยกกันไปยังทั้ง 15 หน่วยงาน พร้อมใบสำคัญส่งเพื่อติดตามการรับ
คส่งข้อมูลตั้งต้นและแบบตอบกลับมาตรฐานล่วงหน้า แล้วประชุมเฉพาะประเด็นร่วมและความขัดแย้ง พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบติดตาม
งติดต่อทีละหน่วยงานเพื่อให้ได้การเจรจาแบบโต้ตอบและยืดหยุ่นสูง
เฉลยอธิบาย
การใช้ข้อมูลมาตรฐานล่วงหน้าลดเวลาชี้แจงซ้ำ แล้วใช้การประชุมกับเรื่องที่ต้องตัดสินใจร่วมกัน พร้อมบันทึกผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา จึงเหมาะกว่าการประชุมยาวโดยไม่มีข้อมูลเตรียม