ในการออกหนังสือสอบถามเพื่อขอข้อมูลข่าวสารจากหน่วยงานอื่น สถานการณ์ใดต่อไปนี้ถือว่าเป็นการปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ อย่างสมบูรณ์
กเมื่อคาดว่าจะได้รับคำตอบ ก่อนส่งหนังสือสอบถาม ต้องไปติดต่อประสานงานกับหน่วยงานเจ้าของเรื่องโดยตรงเสียก่อน เพื่อให้รวดเร็วและสะดวก
ขหนังสือสอบถามต้องส่งไปยังหัวหน้าส่วนราชการเท่านั้น พร้อมระบุสิ่งที่ขอให้ชัดเจน และกำหนดระยะเวลาในการตอบสนองให้สมควร
คหนังสือสอบถามต้องชี้แจงวัตถุประสงค์ของการขอข้อมูล ระบุเรื่องที่ต้องการทราบโดยละเอียด และกำหนดวันสิ้นสุดในการตอบด้วยความเหมาะสม โดยคำนึงถึงความสามารถของหน่วยงานที่รับสอบถาม
งสามารถส่งหนังสือสอบถามไปยังหลายหน่วยงานพร้อมกัน เพื่อเพิ่มโอกาสในการได้รับคำตอบ และอาจส่งหนังสือสอบถามซ้ำไปยังหน่วยงานเดียวกันได้หลายครั้งหากคาดว่าจะได้ข้อมูลที่แตกต่างกัน
เฉลยอธิบาย
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ หนังสือสอบถามต้องชี้แจงวัตถุประสงค์ ระบุเรื่องที่ต้องการทราบโดยชัดเจน และกำหนดวันสิ้นสุดการตอบอย่างสมควร โดยคำนึงถึงความสามารถในการตอบของหน่วยงานรับสอบถาม ตัวเลือก A ไม่จำเป็นตามระเบียบ ตัวเลือก B จำกัดเกินไป ตัวเลือก D ไม่สอดคล้องกับการปฏิบัติที่ดีของงานสารบรรณ