สำนักงานหนึ่งมีนโยบายอยากเปลี่ยนระบบการจัดการเอกสารเป็นดิจิทัล โดยยังคงการจัดการเอกสารกระดาษพร้อมกัน ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ การทำเช่นนี้มีข้อพิจารณาสำคัญอย่างไร
กดิจิทัลไฟล์ถือว่าเป็นสำเนาเพียงอย่างเดียว จึงไม่จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารกระดาษต้นฉบับ
ขอนุญาตให้ยกเลิกการเก็บรักษาเอกสารกระดาษทั้งหมด เพราะเอกสารดิจิทัลมีความเสี่ยงน้อยกว่า
คอนุญาตให้จัดเก็บเอกสารกระดาษแต่ต้องมีการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลดิจิทัลเพื่อให้เชื่อถือได้
งต้องรักษาเอกสารกระดาษต้นฉบับตามระยะเวลาที่กำหนดในระเบียบ และเอกสารดิจิทัลต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยและการสำรองข้อมูลเพียงพอ
เฉลยอธิบาย
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลต้องเก็บรักษาต้นฉบับกระดาษตามระยะเวลาที่กำหนด และเอกสารดิจิทัลต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูล การสำรองข้อมูล และควบคุมการเข้าถึงอย่างเข้มงวด ตัวเลือก A และ B ขัดต่อหลักการเก็บรักษาเอกสารต้นฉบับ C ขาดมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม