สำนักงานต้องลดความสูญเปล่าโดยไม่ลดมาตรฐานบริการและความปลอดภัย ประเด็นตัดสินใจคือ สำนักงานแห่งหนึ่งต้องการปรับปรุงกระบวนการการจัดการเอกสารเพื่อให้เจ้าหน้าที่ค้นหาเอกสารได้รวดเร็วและถูกต้อง ข้อใดอธิบายข้อดีของการจัดแฟ้มแบบตัวอักษรเมื่อเทียบกับระบบตัวเลขได้ถูกต้อง
กเจ้าหน้าที่ไม่จำเป็นต้องจำลำดับตัวอักษร เพราะสามารถค้นหาแบบสุ่มได้
ขมีความยืดหยุ่นน้อยในการเพิ่มเอกสารใหม่เพราะต้องเรียงตามลำดับตัวอักษรเท่านั้น
คใช้เวลาในการจัดเรียงมากกว่าระบบตัวเลข แต่ง่ายต่อการค้นหาของผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับระบบ
งการค้นหาเอกสารไม่ต้องผ่านดัชนี เนื่องจากตัวอักษรแรกเป็นตัวแบ่งประเภทที่ชัดเจน
เฉลยอธิบาย
ระบบจัดแฟ้มแบบตัวอักษร มีข้อดีที่ผู้ค้นหาสามารถไปยังตัวอักษรแรกของชื่อโดยตรง โดยไม่จำเป็นต้องอ้างอิงดัชนีแยก เพราะลำดับตัวอักษรนั้นเป็นที่รู้จักโดยทั่วไป ตัวเลือก A ผิดเพราะยังคงต้องจำลำดับ ตัวเลือก C ผิดเพราะระบบตัวอักษรมีความยืดหยุ่นสูง ตัวเลือก D อธิบายข้อเสีย ไม่ใช่ข้อดี