เจ้าของเรื่องเตรียมปิดเรื่องในระบบสารบรรณ ควรตรวจเงื่อนไขใดก่อนเพื่อให้ติดตามและค้นหลักฐานได้ภายหลัง
กปิดเรื่องทันทีเมื่อส่งหนังสือออก แม้ยังไม่มีหลักฐานการแจ้งผลและยังไม่ตรวจว่าหน่วยที่เกี่ยวข้องดำเนินการครบ
ขตรวจการดำเนินการและการแจ้งผลว่าครบ ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ แล้วจัดเก็บเอกสารตามหมวดและอายุที่กำหนด
คเก็บเฉพาะต้นฉบับกระดาษและลบข้อมูลในระบบ เพื่อลดความซ้ำซ้อนและถือว่าแฟ้มกระดาษเป็นหลักฐานเดียว
งแก้วันที่หรือเลขหนังสือให้ตรงลำดับล่าสุดก่อนปิดโดยไม่บันทึกประวัติ เพราะเรื่องสิ้นสุดและไม่มีผลต่อผู้รับแล้ว
เฉลยอธิบาย
การปิดเรื่องต้องมีผลปฏิบัติและหลักฐานค้นคืนได้ แหล่งอ้างอิง: สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม