คณะทำงานพบการทำงานซ้ำหลายจุดและต้องแยกกิจกรรมที่สร้างคุณค่าออกจากความสูญเปล่าว่า เจ้าหน้าที่สำนักงานจำเป็นต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก โดยเอกสารเหล่านั้นมีความสำคัญแตกต่างกัน และต้องใช้อ้างอิงบ่อย ข้อใดต่อไปนี้อธิบายวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมได้ถูกต้อง

เฉลยอธิบาย

การจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพต้องสร้างระบบที่ชัดเจนจากการจัดเรียงตามประเภทเรื่อง (หมวดหมู่) และลำดับเวลาพร้อมดัชนี ซึ่งช่วยให้ค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว ลดเวลาในการสืบค้น และอำนวยความสะดวกในการดำเนินการเก็บรักษาเอกสาร ตัวเลือกอื่นใช้เกณฑ์การจัดเก็บที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่ค่อยเป็นไปตามหลักการบริหารจัดการสำนักงาน